การบริหารจัดการการจองสำหรับกลุ่มลูกค้า จำเป็นต้องมีระบบที่โปร่งใสและมีการจัดระเบียบที่ดี เพื่อให้มั่นใจว่าการจองเหล่านั้นจะได้รับการดูแลอย่างถูกต้องเหมาะสม โรงแรมต่าง ๆ จำเป็นต้องจัดการและติดตามจำนวนห้องพักที่ถูกจอง ความต้องการพิเศษของลูกค้า และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมต่าง ๆ ของแต่ละห้องพักอย่างชัดเจน


"การจองแบบกลุ่ม" (Group Booking) คือฟีเจอร์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้โรงแรมบริหารจัดการแขกที่มาเป็นกลุ่มภายใต้การจองชุดเดียว การรวมการจองหลายรายการเข้าด้วยกันจะช่วยให้โรงแรมเห็นภาพรวมที่ชัดเจนและเป็นระเบียบของรายการจองที่เกี่ยวข้องกันทั้งหมด ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการบริหารจัดการ ฟีเจอร์นี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจองแบบกลุ่มที่หลากหลาย เช่น กลุ่มทัวร์ กลุ่มสังสรรค์ หรือกิจกรรมพิเศษต่าง ๆ ฟีเจอร์การจองแบบกลุ่มช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการรายการจองจำนวนมาก ตั้งแต่การสร้างกลุ่มการจอง การจัดการเลือกเพิ่มหรือนำข้อมูลการจอง (Booking cards) ออกได้อย่างยืดหยุ่น ไปจนถึงการระบุรายการจองที่สังกัดอยู่ในกลุ่มนั้น ๆ ภายในระบบ HMS ได้อย่างรวดเร็ว


การระบุการจองแบบกลุ่ม
การรวมข้อมูลการจองหลายรายการเข้าด้วยกันในการจองแบบกลุ่ม มีวัตถุประสงค์เพื่อให้เกิดความชัดเจนในการมองเห็นและการระบุข้อมูลที่รวดเร็ว เพื่อให้สามารถระบุได้ง่ายว่าการจองใดบ้างที่สังกัดอยู่ในกลุ่มเฉพาะเจาะจง:


  1. จากหน้าปฏิทินการจอง (Reservations Calendar): ในมุมมองปฏิทิน ข้อมูลการจอง (Booking cards) ที่เป็นส่วนหนึ่งของการจองแบบกลุ่ม จะถูกเน้นด้วย "สีม่วง"
  2. จากหน้าการจองทั้งหมด (All Reservations): หากต้องการแสดงรายการจองที่สังกัดอยู่ในการจองแบบกลุ่มที่เฉพาะเจาะจง ให้ใช้ฟีเจอร์ "คอลัมน์และตัวกรอง" (Columns and Filters) เพื่อกรองรายชื่อดังนี้:

    1. คลิกที่ "คอลัมน์และตัวกรอง" (Columns and Filters) ค้นหาช่อง "การจองแบบกลุ่ม" (Group Booking) และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ "ติ๊กถูก" ที่ช่องนั้นแล้ว เพื่อให้ข้อมูลส่วนนี้ปรากฏในรายการการจองในภายหลัง

    2. ระบุชื่อกลุ่มหรือรหัสกลุ่ม (Group name or code)

    3. คลิก "นำไปใช้" (Apply) แล้วรายการจะแสดงเฉพาะการจองที่มาจากกลุ่มนั้นเท่านั้น

  3. จากหน้าข้อมูลการจอง (Booking Cards): ผู้ใช้สามารถตรวจสอบได้โดยตรงจากภายในหน้าข้อมูลการจองว่าการจองนั้น ๆ สังกัดอยู่ในกลุ่มหรือไม่ โดยในส่วนกลางของหน้าข้อมูลการจอง (บริเวณใต้ข้อมูลวันที่เช็คอินและเช็คเอาต์) ให้สังเกตช่องที่ระบุว่า: 'Group Booking:' (สำหรับการจองที่รวมอยู่ในการจองแบบกลุ่มแล้ว) หรือ ‘Add to a group booking:’ (สำหรับการจองที่ยังไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการจองแบบกลุ่ม)


การสร้างการจองแบบกลุ่มใหม่

ผู้ใช้สามารถเลือกสร้างการจองแบบกลุ่มได้จาก:


1.) จากหน้าปฏิทินการจอง (Reservations Calendar) และหน้าการจองทั้งหมด (All Reservations): ในทั้งสองหน้านี้ ผู้ใช้สามารถคลิกปุ่ม "เพิ่มการจองใหม่" (Add new booking) ที่มุมด้านบนได้ทันที

หลังจากคลิกปุ่ม "เพิ่มการจองใหม่" (Add new booking) ให้ดำเนินการกรอก "ข้อมูลการจองด้วยตนเอง" (manual booking entry) ตามขั้นตอนดังนี้

  1. ติ๊กเครื่องหมายในช่อง "การจองแบบกลุ่ม" (Group Booking)

  2. ค้นหาและเลือกชื่อกลุ่มที่มีอยู่แล้วในช่อง "เลือกกลุ่ม" (Select group)

  3. หรือคลิก "สร้างกลุ่มใหม่" (Create New Group) หากยังไม่มีกลุ่มดังกล่าวอยู่ในระบบ

  4. กรอกรายละเอียดการจองที่จำเป็นให้ครบถ้วน และคลิก "สร้างการจองใหม่" (Create new booking)

  5. คลิก "สร้างการจอง" (Create Booking) 

เมื่อสร้างเสร็จแล้ว รายการจองจะถูกระบุว่าเป็นการจองแบบกลุ่มทั้งในหน้าปฏิทินการจอง (Reservations Calendar) และหน้าการจองทั้งหมด (All Reservations) ซึ่งคุณสามารถแก้ไขข้อมูลการจองแบบกลุ่มได้โดยการเปิด "ข้อมูลการจอง" (Booking Card) จากหน้าใดหน้าหนึ่งข้างต้น


2) จากหน้าข้อมูลการจอง (Booking Cards): ผู้ใช้สามารถดำเนินการกรอกข้อมูลการจองแบบกลุ่มให้ครบถ้วนตามขั้นตอนดังนี้:

  1. สร้างการจองใหม่ด้วยตนเองหรือเลือกการจองที่มีอยู่แล้วจากหน้าปฏิทินการจอง (Reservations Calendar) หรือหน้าการจองทั้งหมด (All Reservations)
  2. เปิดหน้าข้อมูลการจอง (Booking Card) ของผู้เข้าพัก
  3. กรอกชื่อกลุ่มที่มีอยู่แล้วลงในช่อง "เพิ่มในการจองแบบกลุ่ม" (Add to a group booking)
  4. หรือคลิก "สร้างกลุ่มใหม่" (Create New Group) หากยังไม่มีกลุ่มดังกล่าวอยู่ในระบบ
  5. รายการจองจะถูกระบุว่าเป็นการจองแบบกลุ่ม ทั้งในหน้าปฏิทินการจอง (Reservations Calendar) และหน้าการจองทั้งหมด (All Reservations)


ผู้ใช้สามารถกำหนดกลุ่ม, แก้ไข หรือลบการจองออกจากกลุ่มได้ โดยผ่านทาง "แบบฟอร์มการกรอกข้อมูลการจองด้วยตนเอง" (Manual Booking Entry) หรือทำโดยตรงจาก "หน้าข้อมูลการจอง" (Booking Card)

  1. ระบุชื่อกลุ่มที่ต้องการในช่อง "การจองแบบกลุ่ม" (Group Booking) ทั้งในแบบฟอร์มการกรอกข้อมูลการจองด้วยตนเอง หรือในหน้าข้อมูลการจอง (Booking Card)
  2. คลิก "สร้างกลุ่มใหม่" (Create new group) หากคุณต้องการสร้างกลุ่มใหม่ หรือไม่พบชื่อกลุ่มที่ต้องการ
  3. หากคุณต้องการนำการจองออกจากกลุ่ม ให้เปิด "ข้อมูลการจอง" (Booking Card) และคลิกไอคอน "╳" ที่อยู่ใต้ช่องการจองแบบกลุ่ม (Group Booking field)


ไม่พบคำตอบของท่าน? ติดต่อสายด่วน ZUZU


แท็ก: การจองแบบกลุ่ม, สร้างการจองแบบกลุ่ม, จัดการการจองแบบกลุ่ม, บัตรข้อมูลการจอง, การจองทั้งหมด, ปฏิทินการจอง, แก้ไขการจองแบบกลุ่ม, สร้างกลุ่มใหม่, กำหนดกลุ่มใหม่, ระบุกลุ่มใหม่, การจองด้วยตนเอง, เลือกการจองแบบกลุ่ม, ตัวกรองการจองแบบกลุ่ม, ค้นหาชื่อกลุ่ม