Pengelolaan reservasi untuk sekelompok tamu memerlukan sistem yang transparan dan terorganisasi dengan baik agar setiap pemesanan dapat ditangani secara tepat. Oleh karena itu, pihak hotel perlu memantau jumlah kamar yang dipesan, permintaan khusus dari para tamu, dan setiap biaya tambahan yang dikenakan pada masing-masing kamar dengan jelas serta akurat.


Group Booking* merupakan fitur yang dirancang untuk membantu hotel mengelola tamu dalam satu pemesanan grup terpadu. Dengan mengelompokkan beberapa reservasi ke dalam satu pemesanan grup, pengguna HMS dapat memperoleh tampilan seluruh reservasi terkait dengan jelas dan terorganisasi, sehingga proses pengelolaan menjadi lebih efisien dan terstruktur. Fitur ini sangat sesuai untuk berbagai jenis reservasi grup, seperti rombongan tur, kelompok acara, maupun kegiatan khusus lainnya. Selain itu, Group Booking mempermudah pengelolaan banyak reservasi sekaligus, mulai dari pembuatan pemesanan grup, pengaturan kartu reservasi yang dapat ditambahkan atau dikeluarkan secara fleksibel, hingga identifikasi reservasi yang termasuk dalam suatu grup di dalam HMS.

*Group Booking: Pemesanan grup


Cara Mengidentifikasi Group Booking

Pengelompokan beberapa kartu pemesanan dalam satu pemesanan grup bertujuan untuk memberikan kejelasan dan mempermudah identifikasi secara cepat. Berikut cara mengetahui reservasi yang termasuk dalam suatu grup tertentu dengan mudah:


  1.  Dari Reservations Calendar: Pada tampilan kalender, kartu reservasi yang termasuk dalam pemesanan grup akan ditandai dengan warna ungu.

  2. Dari All Reservations: Untuk menampilkan reservasi yang termasuk dalam pemesanan grup tertentu, gunakan fitur Kolom dan Filter untuk menyaring daftar pemesanan:
    1. Klik Kolom dan Filter, cari kolom ‘Group Booking’, dan pastikan kotak centangnya terpilih agar kolom tersebut muncul dalam daftar reservasi.
    2. Masukkan nama atau kode grup.
    3. Klik Terapkan, dan daftar hanya akan menampilkan reservasi yang berasal dari grup tersebut.
  3. Dari Kartu Pemesanan: Pengguna juga dapat memeriksa apakah suatu reservasi termasuk dalam grup langsung melalui kartu reservasi. Pada bagian tengah kartu pemesanan, tepat di bawah tanggal check-in dan check-out, cari kolom bertuliskan ‘Group booking:’ (untuk reservasi yang sudah termasuk dalam grup) atau ‘Add to a group booking:’ (untuk reservasi yang belum menjadi bagian dari grup).


Cara Membuat Group Booking

Pengguna dapat membuat pemesanan grup melalui:

1. Dari Kalender Pemesanan dan Semua Pemesanan: Pada kedua halaman tersebut, pengguna dapat mengklik “Tambahkan Pemesanan Baru” di bagian pojok atas.


Setelah mengklik “Tambahkan Pemesanan Baru”, lengkapi formulir “pemesanan secara manual” sebagai berikut:

  1. Centang kotak Group Booking
  2. Cari dan pilih nama grup yang sudah terdaftar pada kolom “Select group”.
  3. Klik “Create New Group” jika grup tersebut belum tersedia.
  4.  Lengkapi detail reservasi yang diperlukan.
  5. Klik “Buat Pemesanan”

Setelah berhasil dibuat, reservasi akan teridentifikasi sebagai pemesanan grup di halaman Kalender Pemesanan maupun Semua Pemesanan. Pemesanan grup tersebut dapat diedit dengan membuka kartu pemesanan dari kedua halaman tersebut. 


2. Dari Kartu Pemesanan: Pengguna dapat memberikan status Group Booking sebagai berikut:

  1. Buat reservasi manual baru atau pilih reservasi yang sudah ada melalui halaman Kalender Pemesanan atau Semua Pemesanan.
  2. Buka kartu pemesanan tamu.
  3. Isi kolom “Add to a group booking” dengan nama grup yang sudah terdaftar.
  4. Atau klik “Create New Group” jika grup tersebut belum tersedia.
  5. Reservasi tersebut akan teridentifikasi sebagai pemesanan grup di halaman Kalender  Pemesanan maupun Semua pemesanan.


Pengguna HMS juga dapat menetapkan, mengubah, atau menghapus reservasi dari suatu grup melalui formulir pemesanan secara manual maupun langsung dari Kartu Pemesanan:

  1. Isi kolom group booking (pada formulir pemesanan manual atau kartu pemesanan) dengan nama grup yang diinginkan.
  2. Klik “Create new group” jika ingin membuat grup baru atau jika nama grup yang dicari tidak ditemukan.
  3. Jika ingin menghapus reservasi dari pemesanan grup, buka booking card dan klik ikon “╳” pada kolom group booking.


Belum menemukan jawaban yang diinginkan? Silahkan hubungi ZUZU Helpline


Tags: Group Booking, pemesanan grup, membuat group booking, membuat pemesanan grup, mengatur group booking, mengatur pemesanan grup, kartu pemesanan, semua pemesanan, kalender pemesanan, mengedit group booking, mengedit pemesanan grup,  membuat pemesanan grup, membuat group booking, membuat grup baru, mengidentifikasi grup baru, pemesanan manual, memilih pemesanan grup, memilih group booking, filter pemesanan grup, filter group booking, mencari nama grup