Việc quản lý đặt phòng cho một nhóm khách yêu cầu một hệ thống minh bạch và được tổ chức tốt để đảm bảo các đặt phòng được xử lý chính xác. Khách sạn cần quản lý và theo dõi rõ ràng số lượng phòng đã đặt, các yêu cầu đặc biệt của khách và các khoản phụ thu bổ sung cho từng phòng.
Tính năng Đặt phòng Nhóm (Group Bookings) được thiết kế để giúp khách sạn quản lý các khách thuộc cùng một nhóm dưới một mã đặt phòng nhóm chung. Bằng cách gom nhiều đặt phòng vào cùng một nhóm, khách sạn có thể có cái nhìn tổng quan, rõ ràng và có hệ thống về tất cả các đặt phòng liên quan, từ đó đơn giản hóa việc quản lý đặt phòng nhóm. Tính năng này phù hợp cho nhiều loại đặt phòng nhóm như đoàn du lịch, nhóm sự kiện hoặc các dịp đặc biệt. Tính năng Đặt phòng Nhóm giúp tối ưu việc quản lý nhiều đặt phòng, từ việc tạo nhóm, linh hoạt thêm hoặc loại bỏ các booking khỏi nhóm, cho đến việc nhanh chóng nhận diện các đặt phòng thuộc cùng một nhóm trong hệ thống HMS.
Xác định 1 Đặt phòng Nhóm
Nhiều thẻ đặt phòng được gom lại trong một đặt phòng nhóm nhằm giúp hiển thị rõ ràng và dễ dàng nhận diện hơn. Để dễ dàng xác định các đặt phòng thuộc một nhóm cụ thể:
- Từ Lịch đặt phòng: Trong chế độ xem lịch đặt phòng, các thẻ đặt phòng thuộc cùng 1 đặt phòng nhóm sẽ được hiển thị màu tím để dễ nhận biết.
- Từ Tất cả đặt phòng: Để hiển thị các đặt phòng thuộc một nhóm cụ thể, hãy dùng tính năng “các cột và bộ lọc” để lọc danh sách:
- Nhấp vào ô “Các cột và bộ lọc”, tìm ô “đặt phòng nhóm” và đảm bảo ô chọn được tích để hiển thị trong danh sách đặt phòng.
- Nhập tên hoặc mã nhóm.
- Nhấp Áp dụng, danh sách sẽ chỉ hiển thị các đặt phòng thuộc nhóm đó.
- Từ Thông tin đặt phòng: Người dùng cũng có thể kiểm tra một đặt phòng có thuộc nhóm hay không trực tiếp trong thẻ đặt phòng. Ở phần giữa của thẻ, ngay bên dưới ngày nhận phòng và trả phòng, tìm ô có ghi nhãn “Đặt phòng nhóm” (đối với đặt phòng đã thuộc nhóm) hoặc “Thêm vào đặt phòng nhóm:” (đối với đặt phòng chưa thuộc nhóm).
Tạo Đặt phòng Nhóm Mới
1) Người dùng có thể tạo đặt phòng nhóm từ:
Từ Lịch đặt phòng và Tất cả đặt phòng: Ở cả hai trang, người dùng có thể nhấp “Thêm đặt phòng mới” ở góc trên.
Sau khi nhấp “Tạo 1 đặt phòng mới”, hoàn tất “Nhập đặt phòng thủ công” như sau:
- Bấm chọn vào ô Đặt phòng nhóm
- Tìm và chọn tên nhóm hiện có trong ô “Chọn nhóm”.
- Hoặc nhấp “Tạo nhóm Mới” nếu nhóm chưa tồn tại.
- Điền đầy đủ thông tin đặt phòng bắt buộc và tạo đặt phòng mới.
- Nhấp “Tạo đặt phòng”.
Sau khi tạo, đặt phòng sẽ được nhận diện là đặt phòng nhóm trong Lịch sử đặt phòng hoặc Tất cả đặt phòng. Có thể chỉnh sửa đặt phòng nhóm bằng cách mở thẻ đặt phòng từ hai trang này.
2) Từ Lịch đặt phòng và Tất cả đặt phòng: Ở cả hai trang, người dùng có thể nhấp “Thêm đặt
phòng mới” ở góc trên.
- Tạo đặt phòng thủ công mới hoặc chọn đặt phòng có sẵn từ Lịch đặt phòng hoặc Tất cả đặt phòng.
- Mở thẻ đặt phòng của khách.
- Điền tên nhóm hiện có vào ô “Thêm vào đặt phòng Nhóm”.
- Hoặc nhấp “Tạo nhóm mới” nếu nhóm chưa tồn tại.
- Đặt phòng sẽ được nhận diện là đặt phòng nhóm trong Lịch đặt phòng hoặc Tất cả đặt phòng.
Người dùng có thể gán, chỉnh sửa hoặc xóa một đặt phòng khỏi nhóm thông qua biểu mẫu Nhập đặt phòng thủ công hoặc trực tiếp từ Thông tin đặt phòng:
- Điền tên nhóm hiện có mong muốn vào ô Đặt phòng nhóm (trong Nhập đặt phòng thủ công hoặc Thẻ thông tin đặt phòng).
- Nhấp “Tạo nhóm mới” nếu muốn tạo nhóm mới hoặc không tìm thấy tên nhóm.
- Nếu muốn xóa đặt phòng khỏi nhóm, hãy mở thẻ đặt phòng và nhấp biểu tượng “╳” dưới ô Đặt phòng nhóm
Không thể tìm thấy câu trả lời của bạn? Liên hệ với Đội hỗ trợ ZUZU ngay hôm nay
Thẻ: Đặt phòng nhóm, tạo đặt phòng nhóm, quản lý đặt phòng nhóm, thẻ đặt phòng, tất cả đặt phòng, lịch đặt phòng, chỉnh sửa đặt phòng nhóm, tạo nhóm mới, gán nhóm mới, xác định nhóm mới, đặt phòng thủ công, chọn đặt phòng nhóm, bộ lọc đặt phòng nhóm, tìm kiếm tên nhóm