ผู้ใช้งานระบบ HMS ควรทำการเช็คอินแขกทุกคนที่เดินทางมาถึงที่พัก โดยอัปเดตสถานะการจองเป็น One Click Check-in หรือ Complete Check-in (สามารถอ่านความแตกต่างระหว่างสถานะเหล่านี้ได้ในบทความนี้)
เมื่อการจองถูกอัปเดตเป็นสถานะ “Complete Checked-in” ระบบจะเตือนให้ผู้ใช้งานอัปเดตการชำระเงินของแขกใน Traveller Folio ซึ่งประกอบด้วย:
- บัญชีค่าใช้จ่ายของผู้เข้าพัก
- การชำระเงินของผู้เข้าพัก
- การคืนเงินให้ผู้เข้าพัก
- เงินมัดจำของผู้เข้าพัก (การเก็บ, การคืน, และการหักลบ)
โปรดทราบว่าการชำระเงินของผู้เข้าพักสามารถอัปเดตได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะอยู่ในสถานะการจองใดก็ตาม แต่ระบบจะแสดงการแจ้งเตือนเฉพาะเมื่อมีการเปลี่ยนสถานะการจองจากสถานะ Confirmed เป็น Complete Check-in
การดูและอัปเดต Traveller Folio จาก Booking Card
ในการดูและ/หรืออัปเดต Traveller Folio:
- คลิกที่จุดสามจุดบนการ์ดการจอง และเลือก “Traveller Payment” ใต้หัวข้อ Edit ในเมนูดรอปดาวน์
- เพียงคลิกที่กล่อง Traveller Folio บนการ์ดการจองหลัก
การเก็บเงินมัดจำ (Collecting a Deposit)
บางที่พักจะเก็บเงินมัดจำเมื่อแขกทำการเช็คอิน เงินมัดจำนี้สามารถขอคืนได้และสามารถใช้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่เกิดขึ้นระหว่างการเข้าพัก หรือใช้เพื่อลดค่าใช้จ่ายของแขกได้บางส่วน
- ภายใต้ส่วนการชำระเงิน ให้คลิกที่ Traveller Deposit จากนั้นเลือกเก็บเงินมัดจำ (Collecting a deposit)
- กรอกจำนวนเงินมัดจำ เลือกวิธีการชำระเงินสำหรับการเก็บเงิน และอาจบันทึกหมายเหตุเกี่ยวกับเงินมัดจำ (ถ้ามี) จากนั้นคลิก Save เพื่อบันทึกการเก็บเงินมัดจำ
เมื่อมีการบันทึกเงินมัดจำเรียบร้อยแล้ว ยอดเงินมัดจำที่ถืออยู่จะแสดงตามจำนวนที่บันทึกไว้ จากนั้นเลื่อนลงไปที่ส่วน Deposit เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้
ตัวอย่างด้านล่าง:
พนักงานหน้าเคาน์เตอร์เก็บเงินสดสำหรับค่ามัดจำจำนวน 200.00 จากผู้เข้าพักที่เข้าพักเป็นเวลา 2 วัน ยอดเงินมัดจำที่ถืออยู่จะถูกอัปเดตจาก 0.00 เป็น 200.00
การแก้ไขรายละเอียดเงินมัดจำ (Editing Deposit Details)
ไม่สามารถแก้ไขจำนวนเงินมัดจำที่เก็บมาจากผู้เข้าพักหรือคืนเงินมัดจำได้หลังจากบันทึกข้อมูลในระบบแล้ว อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขวิธีการชำระเงินและเพิ่มบันทึกเงินมัดจำได้หลังจากเก็บหรือคืนเงินมัดจำแล้ว
- เลื่อนลงไปที่ส่วน Deposit หาข้อมูลเงินมัดจำที่บันทึกไว้ แล้วคลิก Edit
- สามารถแก้ไขได้เฉพาะวิธีการชำระเงินและการใส่หมายเหตุเงินมัดจำ ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกวิธีการชำระเงินแบบอื่น ๆ และกรอกหมายเหตุเงินมัดจำถ้าจำเป็น จากนั้นคลิก Save เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
ตัวอย่างด้านล่าง:
พนักงานแผนกต้อนรับต้องการเปลี่ยนวิธีการชำระเงินสำหรับการเก็บเงินมัดจำจากแบบเงินสดเป็นแบบการโอนเงิน นอกจากนี้ยังได้มีการแก้ไขข้อความในส่วนหมายเหตุเงินมัดจำด้วย
การชำระยอดคงเหลือใน Traveller Folio (Settling the Traveller Folio Balance)
ก่อนที่ผู้เข้าพักจะเช็คเอาต์ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าบริการทั้งหมดได้รับการชำระแล้ว เพื่อให้ Traveller Folio ของผู้เข้าพักแสดงยอดคงเหลือเป็น 0.00 บาท สำหรับการชำระเงินที่ค้างอยู่ ทางระบบ HMS มีการรองรับการเก็บเงินจากผู้เข้าพักโดยใช้ Pay by Link หรือวิธีการชำระเงินอื่น ๆ สะดวกต่อที่พัก (เช่น เงินสด บัตรเครดิต บัตรเดบิต e-wallet หรือโอนเงินผ่านธนาคาร)
ผู้ใช้งานสามารถเลือกเก็บเงินได้ทั้ง ค่าบริการบางรายการ หรือค่าบริการทั้งหมดที่แสดงใน Traveller Folio
- ในการเก็บเงินค่าบริการบางรายการ ให้เลือก checkbox ที่อยู่ข้างรายการที่เกี่ยวข้อง
- ในการเก็บเงินค่าบริการทั้งหมดในรายการ ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องเลือก (checkbox) ที่อยู่ด้านบนสุดของรายการ
การเลือกค่าบริการใด ๆ จะทำให้จำนวนเงินที่ต้องชำระทันที (Traveller amount to be paid now) อัปเดตในระบบโดยอัตโนมัติ หากผู้ใช้งานทำเครื่องหมายที่ช่องด้านบนเพื่อเลือกค่าบริการทั้งหมด จำนวนเงินที่แสดงจะตรงกับยอดคงเหลือใน Traveller Folio
การเก็บเงินจากผู้เข้าพักผ่านระบบ HMS สามารถทำได้โดยใช้ Pay by Link หรือวิธีการชำระเงินอื่น ๆ ตัวอย่างด้านล่างอธิบายกรณีที่ผู้เข้าพักต้องการชำระเงินด้วยทั้งสองวิธี: ใช้ Pay by Link สำหรับชำระค่าห้องพัก และใช้ วิธีการชำระเงินที่ยอมรับได้ สำหรับการชำระค่าบริการเพิ่มเติมอื่น ๆ
1) การชำระเงินด้วย Pay by Link
- เนื่องจากแขกขอชำระเฉพาะค่าห้องพักผ่าน Pay by Link ให้เลือกคิดเงินเฉพาะค่าห้องพัก จากนั้นระบบจะแสดงจำนวนเงินรวมโดยอัตโนมัติในช่องจำนวนเงินที่ต้องชำระทันที (Traveller amount to be paid now) ภายใต้ส่วนการชำระเงิน (Payment)
- เลือก Pay by Link เป็นวิธีการชำระเงิน จากนั้นคลิก Next
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลติดต่อของผู้เข้าพัก* (อีเมล เบอร์โทร และประเทศที่พักอาศัยของผู้เข้าพัก) มีความถูกต้องก่อนคลิก Confirm
*❗ช่องข้อมูลการติดต่อ (Contact Information) จะถูกกรอกล่วงหน้าด้วยข้อมูลของผู้เข้าพักจากบัตรการจองการเข้าพัก หากช่องอีเมลหรือเบอร์โทรของผู้เข้าพักยังว่างหรือจำเป็นต้องแก้ไขเพิ่มเติม ให้คลิกแก้ไข (Edit) กรอกข้อมูล แล้วคลิก Update
ระบบจะส่งลิงก์ไปยังผู้เข้าพัก เพื่อให้ผู้เข้าพักทำการชำระเงินด้วยวิธีที่ต้องการ ขณะรอการชำระเงินจากผู้เข้าพัก การสรุปการชำระเงินบนบัตรการจองจะแสดง QR code, ลิงก์การชำระเงิน และสถานะการชำระเงินปัจจุบัน (กำลังรอการดำเนินการชำระเงินหรือทำรายการชำระเงินสำเร็จ)
เมื่อผู้เข้าพักทำการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว สถานะจะเปลี่ยนเป็น “การชำระเงินเสร็จสมบูรณ์” (Payment successful) และยอดคงเหลือใน Traveller Folio จะอัปเดตโดยอัตโนมัติ การชำระเงินที่ทำผ่าน Pay by Link จะแสดงผลเป็น ‘Pay in – Payments by ZUZU’
2) การชำระเงินด้วยวิธีอื่น ๆ
- กล่องที่ยังไม่ได้ติ๊กหรือทำเครื่องหมายใด ๆ หมายถึงมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมที่ต้องชำระด้วยวิธีการอื่น ให้เลือกค่าธรรมเนียมที่ต้องการให้ผู้เข้าพักชำระ หรือกดที่กล่องด้านบนเพื่อให้ยอดรวมปรากฏโดยอัตโนมัติในช่องจำนวนเงินที่ต้องชำระทันที (Traveller amount to be paid now) ภายใต้ส่วนการชำระเงิน (Payment)
- จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกวิธีการชำระเงินและเพิ่มหมายเหตุการชำระเงินหากจำเป็น ในตัวอย่างนี้ ผู้เข้าพักชำระเงินเป็นเงินสด ดังนั้นให้เลือกเงินสดหรือ Cash เป็นวิธีการชำระเงิน
- คลิก Save เพื่อบันทึกการชำระเงิน จากนั้นระบบจะอัปเดตยอดคงเหลือใน Traveller Folio โดยอัตโนมัติและเอาเครื่องหมายถูกออกจากรายการค่าบริการที่ชำระแล้ว เพื่อแสดงให้เห็นว่าค่าบริการนั้นได้ถูกชำระเป็นที่เรียบร้อยแล้ว
การชำระเงินโดยใช้วิธีอื่นจะแสดงเป็น ‘Pay in – (วิธีการชำระเงินที่เลือกใช้)’ (ในตัวอย่างนี้ ผู้เข้าพักชำระด้วยเงินสด จึงจะแสดงเป็น ‘Pay in – เงินสด (Cash)’)
การคืนเงินมัดจำ (Refunding a Deposit)
หลังจากเก็บยอดค้างชำระจากแขกเมื่อเช็คเอาต์แล้ว อย่าลืมที่จะคืนเงินมัดจำของผู้เข้าพักที่ทางที่พักเก็บไว้ด้วยเช่นกัน
- ในส่วนของการชำระเงิน (Payment) ให้คลิกที่ Traveller Deposit แล้วเลือก “Refunding a deposit” (คืนเงินมัดจำ)
- กรอกจำนวนเงินที่จะคืนตามยอดมัดจำที่ถืออยู่ เลือกวิธีการคืนเงิน และใส่หมายเหตุการคืนเงิน (ถ้ามี) แล้วคลิก Save เพื่อบันทึกการคืนมัดจำ
เมื่อการคืนมัดจำถูกบันทึกเรียบร้อย ยอดมัดจำที่ถืออยู่ (Deposit amount held) จะอัปเดตเป็น 0.00
ตัวอย่างด้านล่าง:
หลังจากเก็บค่าใช้จ่ายทั้งหมดใน traveller folio แล้ว พนักงานจะคืนเงินมัดจำจำนวน 200.00 ให้กับแขก
ⓘ สิ่งใหม่ ๆ ที่จะตามมาเร็ว ๆ นี้!
ฟังก์ชันเพิ่มเติม (การหักล้างค่าใช้จ่ายโดยใช้เงินมัดจำของผู้เข้าพักและการดำเนินการคืนเงินให้แขก) จะมีให้ใช้งานในระบบ HMS
การชำระเงินทั้งหมดที่บันทึกใน HMS (รวมถึง Traveller Payment, Refund, และ Deposit) จะปรากฏใน Cashier Report ด้วย รายงานนี้จะแสดงรายการการชำระเงินทุกรูปแบบ เช่น การชำระเงินโดยตรงระหว่างผู้เข้าพักและโรงแรม รวมถึงการชำระเงิน To และ From Channels
อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดการการชำระเงินและค่าบริการของผู้เข้าพักใน ZUZU Mobile App
ไม่พบคำตอบของท่าน? ติดต่อสายด่วน ZUZU
แท็ก: การชำระเงินของผู้เข้าพัก, บันทึกการเงินของผู้เข้าพัก, การ์ดการจอง, อัปเดตสถานะ, ยอดคงเหลือในบันทึกการเงินของผู้เข้าพัก, เงินมัดจำของผู้เข้าพัก, การคืนเงินให้ผู้เข้าพัก, การชำระเงินของผู้เข้าพัก, แก้ไขรายละเอียดการชำระเงินของผู้เข้าพัก, ปรับปรุงรายละเอียดการชำระเงินของผู้เข้าพัก, การเก็บเงินจากผู้เข้าพัก, เพิ่มเงินมัดจำของผู้เข้าพัก, แก้ไขรายละเอียดเงินมัดจำของผู้เข้าพัก, ปรับปรุงรายละเอียดมัดจำของผู้เข้าพัก, คืนเงินมัดจำของผู้เข้าพัก, เก็บเงินด้วย Pay by Link, สถานะการชำระเงิน, สรุปการชำระเงิน, เก็บเงินด้วยวิธีการชำระเงินแบบแมนนวล, เช็คเอาต์พร้อมยอดสมดุล, รายงานแคชเชียร์, Traveller payments, traveller folio, booking card, update status, traveller folio balance, traveller deposit, traveller refund, settle traveller payments, edit traveller payments details, modify traveller payment details, collect traveller payments, add traveller deposit, edit traveller deposit details, modify traveller deposit details, refund traveller deposit, collect payment with pay by link, payment status, payment summary, collect payment with manual payment method, check-out with balanced bill, cashier report