Người dùng HMS cần làm thủ tục nhận phòng cho tất cả khách khi họ đến khách sạn, cập nhật trạng thái đặt phòng thành "Nhận phòng nhanh" hoặc "Hoàn thành nhận phòng" (tìm hiểu sự khác biệt giữa các trạng thái này trong bài viết này).


Khi một đặt phòng được cập nhật thành trạng thái "Hoàn thành nhận phòng", hệ thống sẽ hiển thị thông báo yêu cầu người dùng cập nhật thông tin thanh toán của khách du lịch trong Thông tin khách. Thông tin khách bao gồm:

  1. Thông tin khách (Chi phí)
  2. Thanh toán của khách
  3. Hoàn tiền cho khách
  4. Tiền đặt cọc của khách (bao gồm Thu, Hoàn tiền, và Bù trừ)


Lưu ý rằng thanh toán của khách du lịch có thể được cập nhật vào bất kỳ lúc nào, bất kể trạng thái đặt phòng. Tuy nhiên, thông báo cập nhật chỉ xuất hiện khi các đặt phòng được thay đổi từ trạng thái Xác nhận chuyển sang trạng thái Hoàn thành nhận phòng.



Xem và Cập nhật Thông tin khách từ Thẻ Đặt Phòng

Để xem và/hoặc cập nhật Thông tin khách:

  • Nhấp vào biểu tượng ba chấm trên thẻ đặt phòng và chọn “Thanh toán của khách” trong mục Chỉnh sửa từ menu thả xuống.
  • Chỉ cần nhấp trực tiếp vào ô Thông tin khách trên thẻ đặt phòng chính.



Thu tiền đặt cọc

Một số khách sạn thu tiền đặt cọc khi khách nhận phòng. Số tiền đặt cọc này có thể hoàn lại và được sử dụng để chi trả cho bất kỳ khoản chi phí phát sinh nào trong suốt thời gian lưu trú. Nó cũng có thể được sử dụng để bù trừ các khoản phí của khách.

  1. Trong phần Thanh toán, nhấp vào Tiền Đặt cọc của khách rồi sau đó chọn Thu tiền đặt cọc.
  2. Nhập số tiền đặt cọc, chọn phương thức thanh toán để thu tiền, và thêm ghi chú về đặt cọc (tùy chọn). Nhấn Lưu để ghi nhận đặt cọc.

Khi đặt cọc được ghi nhận thành công, Tiền cọc đang giữ sẽ hiển thị số tiền đã được lưu. Kéo xuống phần Đặt cọc để xem chi tiết.


Ví dụ bên dưới:

Nhân viên lễ tân đã thu đặt cọc bằng tiền mặt 200.00 từ khách lưu trú tại khách sạn trong hai ngày. Số tiền cọc đang giữ đã được cập nhật từ 0.00 thành 200.00.



Chỉnh sửa chi tiết tiền đặt cọc

Không thể chỉnh sửa số tiền đã thu hoặc hoàn lại của tiền đặt cọc sau khi đã lưu. Tuy nhiên, người dùng có thể thay đổi phương thức thanh toán và thêm ghi chú về tiền đặt cọc sau khi thu hoặc hoàn lại tiền đặt cọc, nếu cần.

  1. Kéo xuống phần Đặt cọc của khách (Traveller Deposit), tìm đặt cọc đã ghi nhận, và nhấn Chỉnh sửa.
  2. Chỉ có phương thức thanh toán và ghi chú đặt cọc là có thể thay đổi. Sử dụng menu thả xuống để chọn phương thức thanh toán khác, và điền ghi chú đặt cọc nếu cần. Nhấn Lưu để cập nhật thay đổi.


Ví dụ bên dưới:

Nhân viên lễ tân muốn thay đổi phương thức thanh toán để thu đặt cọc từ tiền mặt thành chuyển khoản ngân hàng. Đồng thời, ghi chú đặt cọc cũng đã được cập nhật.



Thanh toán số dư từ Thông tin khách

Trước khi khách trả phòng, khách sạn cần đảm bảo rằng tất cả các khoản phí đều đã được thanh toán, được thể hiện qua số dư còn lại của khách là 0.00. Hệ thống HMS giúp đơn giản hóa quy trình thanh toán bằng cách: thu tiền qua Pay by Link áp dụng đối với các khách sạn không có máy quẹt thẻ, hoặc ghi nhận các khoản thanh toán đã được thu tại khách sạn bằng các phương thức thanh toán được chấp nhận (ví dụ: như tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng hoặc ví điện tử).


Khi thu tiền, hãy chọn giữa việc thanh toán cho các khoản phí cụ thể hoặc tất cả các khoản phí được liệt kê trong danh sách:

  1. Để thu tiền cho các khoản phí cụ thể, hãy chọn đánh dấu vào ô vuông bên cạnh những mục tương ứng.
  2. Để thu tiền cho tất cả các khoản phí được liệt kê, hãy đánh dấu vào ô ở đầu danh sách.

Việc chọn bất kỳ khoản phí nào hệ thống sẽ ngay lập tức cập nhật Số tiền khách du lịch phải trả ngay bây giờ. Nếu người dùng đánh dấu vào ô ở phía trên cùng để chọn tất cả các khoản phí, số tiền hiển thị sẽ khớp với số dư trong Thông tin khách.



Hệ thống HMS cung cấp cho khách sạn ba cách đơn giản để thu và ghi nhận các khoản thanh toán của khách: Thanh toán qua đường dẫn (Pay by Link), các phương thức thanh toán được chấp nhận tại khách sạn, và thanh toán chia nhỏ (kết hợp cả hai).


1) Thu tiền từ khách qua Pay by Link

  1. Trong phần thông tin của khách, nhấp vào (các) ô tương ứng cho các khoản cần khách thanh toán qua Pay by Link, sau đó tổng số tiền sẽ tự động được tính trong ô Số tiền khách du lịch phải trả ngay bây giờ ở phần Thanh toán. Ghi chú thanh toán là tùy chọn, điền nếu cần thiết.
  2. Chọn Pay by Link làm phương thức thanh toán, sau đó nhấp Next.
  3. Đảm bảo thông tin liên hệ của khách (địa chỉ email, số điện thoại và quốc gia cư trú của khách) chính xác trước khi nhấp Xác nhận.

*❗Lưu ý: Thông tin liên hệ của khách được điền sẵn với các chi tiết của khách từ thẻ đặt phòng. Nếu email và số điện thoại vẫn còn thiếu hoặc cần được cập nhật, hãy nhấp Chỉnh sửa, cập nhật thông tin, rồi nhấp Update.


Hệ thống sẽ gửi một đường dẫn thanh toán đến khách, yêu cầu họ hoàn tất thanh toán bằng phương thức họ lựa chọn. Trong lúc chờ, Tổng quan thanh toán trên thẻ đặt phòng sẽ hiển thị mã QR, đường liên kết thanh toán và trạng thái thanh toán hiện tại (đang chờ hoặc đã thành công).


Khi khách hoàn tất thanh toán, trạng thái sẽ chuyển thành “Thanh toán thành công”, và Số dư thông tin của khách sẽ được cập nhật tự động. Khoản thanh toán được thực hiện qua Pay by Link sẽ được hiển thị là ‘Pay in – Payments by ZUZU’. Sau khi khách thanh toán xong cho các khoản phí đã chọn, phần mô tả và số tiền sẽ hiển thị ‘Còn lại: 0.00’, cho biết rằng các khoản phí đã được thanh toán thành công.


Màu sắc của biểu tượng hình tròn bên cạnh số tiền cho biết trạng thái thanh toán. Màu xanh nhạt cho biết thanh toán đã thành công, và màu vàng cho biết thanh toán vẫn đang chờ hoặc khách chưa hoàn tất. Nếu biểu tượng vẫn là màu vàng, khách sạn nên kiểm tra lại với khách vì khoản thanh toán vẫn chưa được thực hiện.



2) Ghi nhận các khoản thanh toán được thu tại khách sạn

  1. Trong phần thông tin của khách, chọn (các) ô tương ứng cho các khoản phí được thu bằng các phương thức thanh toán được chấp nhận tại khách sạn, sau đó tổng số tiền sẽ tự động được tính trong mục Số tiền khách du lịch phải trả ngay bây giờ ở phần Thanh toán. Ghi chú thanh toán là tùy chọn,có thể điền nếu cần thiết.
  2. Chọn Hình thức thanh toán khác làm phương thức thanh toán. Từ danh sách thả xuống, chọn phương thức thanh toán cụ thể được sử dụng khi thu tiền (ví dụ: tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử, v.v.).
  3. Nhấp Lưu để ghi nhận thanh toán. Bản ghi thanh toán sẽ được đánh dấu với mô tả “Traveller paid” và loại phí là Pay in – (tên phương thức thanh toán đã sử dụng).

Ví dụ, nếu khách thanh toán bằng tiền mặt, hệ thống sẽ hiển thị là Thanh toán bằng tiền mặt.



3) Thanh toán chia nhỏ: thanh toán một phần khoản phí qua Pay by Link và ghi nhận phần còn lại bằng các phương thức thanh toán được chấp nhận tại khách sạn

Khách có thể yêu cầu thanh toán một khoản phí bằng nhiều phương thức khác nhau. Ví dụ, khách có thể chọn thanh toán 50% tổng số tiền của khoản phí đã chọn bằng tiền mặt và 50% còn lại qua Pay by Link.

  1. Chọn ô của khoản phí sẽ được thanh toán bằng nhiều phương thức khác nhau, sau đó số tiền sẽ hiển thị trong mục Số tiền khách du lịch phải trả ngay bây giờ ở phần Thanh toán.
  2. Trong mục Số tiền khách du lịch phải trả ngay bây giờ, hãy điền chỉnh sửa thủ công số tiền.
    Ví dụ: Với tổng số tiền là 120, thay đổi số tiền thành 60, chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt, và thêm Ghi chú thanh toán nếu cần. Nhấp Lưu để ghi nhận khoản thanh toán vào HMS.
  3. Sau khi ghi nhận phần thanh toán bằng tiền mặt, phần còn lại là 60 phải được thanh toán qua Pay by Link. Lặp lại bước 1, và trường Số tiền khách du lịch phải trả ngay bây giờ sẽ hiển thị 60; lần này, chọn Pay by Link làm phương thức thanh toán. Nhấp Next, sau đó đảm bảo rằng thanh toán đã hoàn tất, được thể hiện bằng biểu tượng tròn màu xanh nhạt bên cạnh số tiền đã thanh toán.



Đối với các đặt phòng trả sau (postpay) được xử lý qua AutoCollect, nếu khoản thanh toán chưa được thu thành công khi khách đến khách sạn, khách sạn phải thu khoản này qua Pay by Link hoặc các phương thức thanh toán được chấp nhận khác trước khi khách nhận phòng.


Khách sạn cần lưu ý các điều kiện sau liên quan đến các khoản thanh toán trả sau qua AutoCollect:

→ Khoản thanh toán đã được AutoCollect thu thành công:

Thông tin của khách sẽ không hiển thị ô chọn khoản phí tiền phòng vì các khoản thanh toán này đã được thu.


→ AutoCollect xác minh thẻ tín dụng nhưng không thành công, trước ngày nhận phòng: 

Thông tin của khách sẽ hiển thị ô chọn khoản phí tiền phòng, nhưng không thể chọn được (trường Số tiền khách cần thanh toán ngay hiển thị 0).


→ AutoCollect vẫn không thu được khoản thanh toán vào ngày khách đến:

Thông tin của khách sẽ hiển thị ô chọn khoản phí tiền phòng có thể được chọn. Khách sạn phải thu khoản thanh toán từ khách bằng Pay by Link hoặc các phương thức thanh toán khác được chấp nhận tại khách sạn trước khi khách có thể nhận phòng và trạng thái đặt phòng được cập nhật thành Hoàn tất nhận phòng (Complete Check-in).



Hoàn lại tiền đặt cọc

Sau khi thu số dư còn nợ từ khách khi trả phòng, hãy đảm bảo hoàn trả bất kỳ khoản đặt cọc nào khách sạn đang giữ.

  1. Trong phần Thanh toán, nhấp vào Đặt cọc của khách và chọn Hoàn tiền đặt cọc (Refunding a Deposit).
  2. Nhập số tiền cần hoàn dựa trên số tiền đặt cọc giữ lại (deposit amount held), chọn phương thức hoàn tiền, và thêm ghi chú hoàn tiền (tùy chọn). Nhấp Lưu để ghi nhận việc hoàn tiền đặt cọc.

Khi hoàn tiền đặt cọc được ghi nhận thành công, Tiền cọc đang giữ sẽ được cập nhật về 0.00.


Ví dụ bên dưới:

Sau khi thu tất cả các khoản phí trong Thông tin khách, nhân viên hoàn trả 200.00 tiền đặt cọc cho khách.



ⓘ Sắp ra mắt!

Các tính năng bổ sung (bù trừ khoản phí bằng tiền đặt cọc của khách và xử lý hoàn tiền cho khách) sẽ có mặt trong hệ thống HMS.


Tất cả các khoản thanh toán được ghi nhận trong HMS (bao gồm Khách trả, Hoàn tiền, và Tiền đặt cọc) cũng được phản ánh trong Báo Cáo Thu Ngân. Báo cáo này liệt kê tất cả các hình thức thanh toán như Thanh toán trực tiếp giữa khách du lịch và khách sạn, cũng như Thanh toán đến và từ các Kênh.


Không thể tìm thấy câu trả lời của bạn? Liên hệ với Đội hỗ trợ ZUZU ngay hôm nay


Thẻ: Thanh toán của khách, Thẻ đặt phòng, Hồ sơ thanh toán của khách, Số dư Traveller Folio, Hoàn tiền cho khách, Đặt cọc của khách, Thanh toán khoản phí của khách, Các khoản phí của khách, Thu tiền bằng phương thức thanh toán được chấp nhận, Chỉnh sửa chi tiết thanh toán của khách, Sửa đổi chi tiết thanh toán của khách, Thu khoản phí của khách, Thu khoản phí của khách, Thêm đặt cọc của khách, Chỉnh sửa chi tiết đặt cọc của khách, Sửa đổi chi tiết đặt cọc của khách, Hoàn tiền đặt cọc của khách, Thu tiền bằng Pay by Link, Ghi nhận khoản thanh toán đã thu, Thanh toán từng phần trong HMS, Lỗi trong Pay by Link, Trạng thái thanh toán, Tóm tắt thanh toán, Trả phòng với hóa đơn đã cân bằng, Báo cáo thu ngân, Các khoản thanh toán của khách được HMS hỗ trợ, Ô chọn các khoản phí, Phương thức thanh toán khác, Traveller payments, booking card, traveller folio, traveller folio balance, traveller refund, traveller deposit, guest payment, guest charges, settling outstanding payments, editing traveller payments, modifying traveller payments, collecting traveller payments, collecting guest payments, adding traveller deposit, editing traveller deposit details, modifying traveller details, refunding traveller deposit, collecting payment with pay by link, settling payment with pay by link, recording payments collected, partial payments in HMS, error in pay by link, pay by link status payment, pay by link payment summary, check-out with balanced bill, cashier report, HMS supported guest payments, charges checkboxes, other payment methods