Pengguna HMS harus segera memproses check-in tamu setelah mereka sampai di properti, dengan mengubah status pemesanan menjadi Check-in Sekali Klik atau Sudah Check-in (ketahui perbedaan antara kedua status di artikel ini).


Saat pemesanan berubah statusnya menjadi "Sudah Check-in", segera perbarui pembayaran di faktur tamu. Yang dapat ditemukan di faktur tamu:

  1. Faktur Tamu (Biaya)
  2. Pembayaran Pelanggan
  3. Refund Pelanggan
  4. Deposit Pelanggan (Pengumpulan, Pengembalian, Offset/mengimbangi biaya)


Perlu diingat bahwa pembayaran pelanggan dapat diperbarui kapan saja, terlepas dari status pemesanannya. Namun, prompt (instruksi otomatis) hanya akan muncul ketika status pemesanan berubah dari Terkonfirmasi menjadi Sudah Check-in.



Lihat dan Perbarui Faktur Tamu dari Kartu Pemesanan

Untuk melihat dan/atau memperbarui faktur tamu:

  • Klik pada tiga titik di kartu pemesanan dan pilih "Pembayaran Pelanggan" di bawah bagian Edit.
  • Langsung klik pada kotak faktur tamu di kartu pemesanan.



Mengumpulkan Deposit

Beberapa hotel mengharuskan tamu untuk deposit saat check-in. Deposit bersifat refundable (dapat dikembalikan) dan dapat digunakan untuk menutupi biaya kerusakan yang tidak disengaja selama tamu menginap. Uang ini juga dapat digunakan untuk mengimbangi biaya lainnya yang ditanggung oleh tamu. 

  1. Di bawah bagian Pembayaran, klik Deposit Pelanggan kemudian pilih Mengumpulkan Deposit.
  2. Masukkan jumlah deposit, pilih metode pengumpulan depositnya, dan isi catatan deposit (opsional). Klik Simpan untuk mencatat deposit tersebut.

Ketika deposit berhasil tercatat, Jumlah deposit yang disimpan akan menampilkan jumlah yang telah tersimpan. Gulir ke bagian Deposit di bawah untuk melihat detailnya.


Berikut contohnya:

Staff front-desk mengumpulkan uang tunai deposit dari tamu yang menginap di properti untuk dua malam. Jumlah deposit yang disimpan berubah dari 0.00 menjadi 200.00.



Mengubah Detail Deposit

Pengguna tidak dapat mengubah jumlah deposit yang terkumpul atau yang telah dikembalikan setelah catatan deposit disimpan. Namun, pengguna dapat memperbarui metode pembayaran dan menambahkan catatan deposit setelah deposit dikumpulkan atau dikembalikan, jika diperlukan.

  1. Gulir ke bawah untuk menemukan bagian Deposit, pada deposit yang tersimpan, klik Edit.
  2. Hanya metode pembayaran dan catatan deposit yang dapat diubah. Gunakan menu dropdown untuk memilih metode pembayaran lainnya, kemudian isi catatan deposit jika diperlukan. Klik Simpan untuk menyimpan perubahan tersebut. 


Berikut contohnya:

Staff front-desk perlu mengubah metode pembayaran pengumpulan deposit dari tunai menjadi transfer bank. Selain itu, catatan deposit juga diperbarui.



Melunasi Saldo pada Faktur Tamu

Sebelum tamu check-out, sangat penting untuk memastikan bahwa semua biaya sudah lunas dibayar oleh tamu sehingga saldo pada faktur tamu menunjukkan angka 0.00. Untuk melunasi pembayaran, HMS memudahkan proses hotel untuk pengumpulan pembayaran dari tamu menggunakan Pay by Link atau metode pembayaran lainnya yang diterima di properti (contoh: tunai, kartu kredit, kartu debit, e-wallet, transfer bank).


Pengguna dapat memilih untuk memproses pembayaran untuk biaya tertentu atau semua biaya yang tercatat di faktur tamu sekaligus:

  • Untuk memproses pembayaran beberapa biaya spesifik, klik masing-masing kotak di samping biaya.
  • Untuk memproses seluruh pembayaran yang tercatat, klik kotak paling atas untuk memilih semuanya sekaligus.

Dengan mengklik biaya, maka akan otomatis menampilkan angka yang perlu dibayar di bagian Jumlah yang harus dibayarkan pelanggan. Jika pengguna mengklik kotak paling atas (memilih semua sekaligus), angka yang ditampilkan akan sesuai dengan angka pada Rincian pemesanan tamu yang harus dibayar.


HMS menawarkan tiga cara sederhana untuk memproses pembayaran pelanggan: Pay by Link, Metode pembayaran yang diterima di properti, dan split payment (kombinasi dua metode pembayaran).


1) Pembayaran menggunakan Pay by Link

  1. Pada bagian faktur tamu, klik biaya kamar yang akan dibayar dengan Pay by Link, kemudian angka akan otomatis muncul di bagian Jumlah yang harus dibayarkan pelanggan di bawah bagian Pembayaran. Catatan Pembayaran bersifat opsional, isi jika diperlukan.
  2. Pilih Pay by Link sebagai metode pembayaran, kemudian klik Lanjut.
  3. Pastikan informasi kontak tamu* (Email, No. HP, dan negara tamu) sudah benar sebelum mengklik Konfirmasi.

*❗Kotak Informasi Kontak sudah terisi sesuai dengan detail tamu yang tersimpan di kartu pemesanan. Jika email dan no. HP masih belum ada atau perlu diperbarui, klik Edit, perbarui informasinya, kemudian klik Perbarui.


Sistem akan mengirim sebuah tautan ke tamu, meminta tamu untuk menyelesaikan proses pembayaran menggunakan metode pembayaran yang diinginkan. Selama menunggu, Ringkasan Pembayaran (Payment Summary) pada kartu pemesanan akan menampilkan kode QR, tautan pembayaran, dan status pembayaran saat ini (ditampilkan: "menunggu pembayaran" atau "berhasil").


Setelah tamu menyelesaikan proses pembayaran, status berubah menjadi "Pembayaran Berhasil", kemudian angka pada Rincian pemesanan tamu yang harus dibayar akan otomatis berubah. Pembayaran yang diproses melalui Pay by Link ditandai dengan 'Pay in – Payments by ZUZU'.


Warna pada ikon lingkaran di sebelah biaya menandakan status pembayaran. Hijau menandakan status pembayaran berhasil dan kuning menandakan pembayaran masih dalam proses atau belum diselesaikan oleh tamu. Jika masih berwarna kuning, maka hotel perlu menghubungi tamu karena pembayaran belum berhasil.



2) Pembayaran menggunakan Metode Lain

  1. Pada bagian Faktur Tamu, centang biaya yang akan dibayar dengan metode lain. Total biaya akan muncul secara otomatis pada bagian Jumlah yang harus dibayar di bawah bagian Pembayaran. Catatan Pembayaran bersifat opsional, isi jika diperlukan.
  2. Pilih Other Payments sebagai metode pembayaran. Dari menu dropdown, pilih metode pembayaran yang akan digunakan.
  3. Klik Simpan untuk mencatat informasi pembayarannya. Rincian pembayaran akan ditandai dengan 'Dibayar tamu' sebagai deskripsi dan ditandai dengan ‘Pay in – (metode pembayaran yang digunakan)’.

Contoh, jika tamu membayar dengan tunai, maka keterangannya 'Pay in – Cash'.


3) Kelola bagian tagihan menggunakan Pay by Link dengan metode pembayaran lain yang diterima properti

Tamu dapat meminta untuk membayar satu tagihan dengan metode pembayaran yang berbeda. Sebagai contoh, tamu dapat membayar 50% dari total jumlah tagihan yang dipilih secara tunai dan melunaskan sisanya 50% dengan Pay by Link.

  1. Klik biaya kamar yang akan dibayar dengan metode pembayaran berbeda, kemudian jumlah biaya akan muncul pada bagian Jumlah yang harus dibayar di bawah bagian Pembayaran.
  2. Atur jumlah biaya secara manual pada kolom Jumlah yang harus dibayar. Contoh: Untuk jumlah total biaya 120, ubah jumlah menjadi 60, pilih Tunai sebagai metode pembayaran, dan tambahkan Catatan pembayaran jika diperlukan. Klik Simpan untuk mencatat informasi pembayarannya di HMS.
  3. Setelah mencatat sebagian pembayaran dengan cash, sisa 60 harus dibayar dengan Pay by Link. Ulangi langkah 1 dan Jumlah yang harus dibayar akan menunjukan 60; kali ini, pilih Pay by Link sebagai metode pembayaran. Klik Lanjut, pastikan pembayaran berhasil diselesaikan, seperti yang ditunjukkan oleh ikon bulat berwarna hijau di samping jumlah yang telah dibayar.


Untuk pemesanan postpay yang diproses melalui AutoCollect, jika pembayaran belum berhasil diproses pada saat tamu tiba di properti, hotel harus melakukan pembayaran tersebut dengan Pay by Link atau metode pembayaran lainnya sebelum tamu check in.

Hotel perlu mengetahui kondisi-kondisi berikut terkait postpay AutoCollect:
→ Pembayaran yang berhasil diproses dengan AutoCollect:
Faktur tamu tidak akan menampilkan ceklis biaya tagihan kamar apabila pembayaran yang telah berhasil diproses.


→ AutoCollect memverifikasi kartu kredit dan gagal diproses, sebelum tanggal check-in:

Faktur tamu akan menampilkan kotak biaya tagihan kamar, tetapi kotak tersebut tidak dicentang (Jumlah yang harus dibayar akan menunjukan 0)




→ AutoCollect masih gagal mengumpulkan pembayaran pada tanggal kedatangan:

Faktur tamu akan menampilkan kotak biaya tagihan kamar yang bisa dicentang. Hotel harus memproses pembayaran tamu menggunakan Pay by Link atau metode pembayaran lainnya yang diterima properti sebelum tamu check-in dan status pemesanan dapat diperbarui menjadi Sudah Check-in.



Mengembalikan Deposit

Setelah selesai mengumpulkan biaya yang perlu ditagih dari tamu saat check-out, harap pastikan untuk mengembalikan deposit tamu yang disimpan sebelumnya.

  1. Pada bagian Pembayaran, klik Deposit Pelanggan dan pilih Mengembalikan Deposit.
  2. Masukkan jumlah yang perlu dikembalikan berdasarkan yang angka tertera di Jumlah deposit yang disimpan, pilih metode pengembalian deposit, kemudian tambahkan catatan pengembalian deposit (opsional). Klik Simpan untuk menyimpan informasi perubahan pengembalian deposit.

Saat pengembalian deposit berhasil disimpan, Jumlah deposit yang disimpan akan berubah menjadi 0.00.


Berikut contohnya:

Setelah menyelesaikan proses pengumpulan untuk biaya tamu di faktur tamu, staff mengembalikan deposit sebesar 200.00 ke tamu.



ⓘ Akan Datang!

Fungsi tambahan (offset/pengimbangan biaya menggunakan deposit pelanggan dan proses refund pelanggan) akan segera hadir di HMS.


Semua pembayaran yang tercatat di HMS (termasuk Pembayaran Pelanggan, Pengembalian/Refund, dan Deposit) juga dapat dilihat di Laporan Kasir. Laporan Kasir menyajikan data dalam bentuk daftar yang mencakup berbagai jenis pembayaran, seperti Pembayaran Langsung antara Tamu dan Hotel (Direct Payments between Traveller and Hotel) serta Pembayaran Ke dan Dari Channel (Payments To and From Channels)


Baca juga: Bagaimana cara mengelola Pembayaran dan Biaya Pelanggan di Mobile App ZUZU


Belum menemukan jawaban yang diinginkan? Silahkan hubungi ZUZU Helpline


Tagar: Pembayaran pelanggan, pembayaran tamu, faktur tamu, kartu pemesanan, pembaruan status, saldo faktur tamu, rincian pemesanan tamu yang perlu dibayar, deposit pelanggan, deposit tamu, refund pelanggan, refund tamu, pelunasan pembayaran pelanggan, pelunasan pembayaran tamu, ubah detail pembayaran tamu, modifikasi detail pembayaran tamu, proses pembayaran tamu, proses pembayaran pelanggan, tambah deposit tamu, tambah deposit pelanggan, ubah detail deposit pelanggan, ubah detail deposit tamu, modifikasi detail deposit tamu, modifikasi detail deposit pelanggan, refund deposit tamu, refund deposit pelanggan, proses pembayaran dengan pay by link, status pembayaran, ringkasan pembayaran, proses pembayaran dengan metode yang tersedia di properti, check-out dengan tagihan yang seimbang, pelunasan dengan biaya yang sudah lunas, laporan kasir, Traveller payments, traveller folio, booking card, update status, traveller folio balance, traveller deposit, traveller refund, settle traveller payments, edit traveller payments details, modify traveller payment details, collect traveller payments, add traveller deposit, edit traveller deposit details, modify traveller deposit details, refund traveller deposit, collect payment with pay by link, payment status, payment summary, collect payment with accepted payment method, check-out with balanced bill, cashier report