แบบฟอร์มเช็กอินล่วงหน้าคืออะไร?
กระบวนการเช็กอินอาจใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องกรอกข้อมูลของแขกให้ครบก่อนให้เข้าห้องพัก
แบบฟอร์มเช็กอินล่วงหน้า (Pre-Arrival Form) จึงถูกพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยให้แขกสามารถกรอกข้อมูลล่วงหน้าก่อนไปถึงโรงแรม
ช่วยให้ข้อมูลของแขกได้รับการดูแลอย่างเป็นส่วนตัว และลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์
พนักงานแผนกต้อนรับเพียงแค่ตรวจสอบข้อมูลการจองและข้อมูลแขกในระบบ
ทำให้ขั้นตอนเช็กอินรวดเร็ว ราบรื่น และช่วยยกระดับประสบการณ์โดยรวมของแขก
วิธีการทำงาน
- แขกจะได้รับแบบฟอร์มก่อนเข้าพัก
ก่อนเข้าพัก แขกจะได้รับแบบฟอร์มทางอีเมลหรือ WhatsApp และสามารถกรอกข้อมูลได้ตามเวลาที่สะดวก - ระบบกรอกข้อมูลอัตโนมัติ
แทนที่แขกจะต้องกรอกข้อมูลเองทั้งหมด แขกสามารถอัปโหลดหนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวประชาชน จากนั้นระบบจะดึงข้อมูลจากเอกสารและกรอกลงในช่องที่จำเป็นให้โดยอัตโนมัติ - ข้อมูลจะอัปเดตเข้าสู่ระบบ HMS
เมื่อแขกส่งแบบฟอร์ม ข้อมูลจะถูกอัปเดตไปยังหน้าการจองในระบบ HMS ทันที ช่วยให้ไม่จำเป็นต้องเก็บข้อมูลซ้ำอีกในขั้นตอนเช็กอิน - โรงแรมสามารถพิมพ์แบบฟอร์มลงทะเบียนแขกล่วงหน้า
โรงแรมบางแห่งสามารถเลือกพิมพ์แบบฟอร์มลงทะเบียนล่วงหน้า เพื่อช่วยให้กระบวนการตรวจสอบข้อมูลและเซ็นชื่อดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว ก่อนแขกจะเข้าห้องพัก
แบบฟอร์มนี้สามารถใช้ได้กับการจองทั้งหมดที่มีอีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ของแขกที่ถูกต้อง
รวมถึงอีเมลหรือเบอร์โทรชั่วคราวจาก OTA บางแห่ง
หากแขกให้ที่อยู่อีเมลตอนจอง ระบบจะส่งอีเมลพร้อมลิงก์แบบฟอร์มก่อนวันเข้าพัก 14 วัน
หากให้เบอร์โทรศัพท์ ระบบจะส่งลิงก์ผ่าน WhatsApp ก่อนวันเข้าพัก 5 วัน
ทั้งอีเมลและ WhatsApp ยังมีบริการเสริมที่ช่วยยกระดับประสบการณ์ของแขก เช่น
บริการรับส่งสนามบิน และการซื้อ e-SIM เพื่อให้การเข้าพักสะดวกยิ่งขึ้น
ข้อมูลที่จำเป็นในแบบฟอร์มเช็กอินล่วงหน้า
เมื่อกรอกแบบฟอร์ม แขกสามารถเลือกอัปโหลดพาสปอร์ตหรือบัตรประจำตัวประชาชนเพื่อช่วยตรวจสอบตัวตนได้
อย่างไรก็ตาม การอัปโหลดเอกสารนี้ไม่ใช่ขั้นตอนที่บังคับ
ข้อมูลจำเป็นที่ต้องกรอก ได้แก่:
- อีเมล
- หมายเลขโทรศัพท์
- ชื่อ
- นามสกุล
- เวลาที่คาดว่าจะมาถึง
- หมายเลขหนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวประชาชน
- สัญชาติ
หากการจองมีแขกหลายคน แขกหลักสามารถกรอกข้อมูลของผู้เข้าพักร่วมคนอื่น ๆ ได้ด้วย เช่น ชื่อ หมายเลขพาสปอร์ต และสัญชาติ
(หากมีเพียงหนึ่งคน ระบบจะไม่แสดงส่วนกรอกข้อมูลผู้ร่วมเข้าพัก)
เมื่อแขกกรอกและส่งแบบฟอร์มเรียบร้อย
ข้อมูลจะถูกซิงก์อัตโนมัติกับหน้าการจองในระบบ HMS
- สถานะของการจองจะถูกอัปเดตเป็น "Confirmed - Modified"
- ไอคอน ข้อมูลอัปเดทของลูกค้า, ซึ่งอยู่ด้านล่างของ ชื่อลูกค้าบนบัตรการจอง จะแสดงให้เห็นว่าฟอร์ม Pre-Arrival ได้ถูกส่งไป หรือ ได้รับการอัปเดตโดยลูกค้า, หากลูกค้าได้ส่ง หรือ มีการแก้ไขฟอร์ม, ไอคอนจะเปลี่ยนเป็นสีเขียวพร้อมเครื่องหมายถูก และการอัปเดตจะถูกบันทึกไว้ในส่วนของ การแก้ไขการจอง (สีเหลือง) บนบัตรการจองโดยจะแสดงคำว่า ZUZU ADMIN.
- หากลูกค้าได้ระบุรายละเอียดเที่ยวบิน, ข้อมูลนี้จะปรากฏในส่วนของ บันทึกการจอง (สีฟ้า) บนบัตรการจอง.
การดาวน์โหลดเอกสารของแขก
หากแขกได้อัปโหลดสำเนาหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชน
โรงแรมสามารถดาวน์โหลดเอกสารได้จากหน้าการจอง โดยทำตามขั้นตอนดังนี้:
- คลิกไอคอนจุดสามจุดที่มุมขวาบนของหน้าการจอง
- ไปที่เมนู "พิมพ์" แล้วเลือก Download Primary Guest Identity
- หากมีเอกสารของผู้เข้าพักคนอื่นในรายการจองเดียวกัน
ให้เลือก Download Additional Guests Identity เพื่อดาวน์โหลดทั้งหมด
ประโยชน์สำหรับโรงแรมและแขกผู้เข้าพัก
✅ เช็กอินปลอดภัย รวดเร็ว และราบรื่น – แขกสามารถกรอกข้อมูลได้ล่วงหน้า และลดเวลารอที่หน้าเคาน์เตอร์
✅ ลดภาระงานของพนักงาน – ไม่ต้องกรอกข้อมูลเอง เพียงตรวจสอบความถูกต้องก็เพียงพอ
✅ ลดข้อผิดพลาด – การกรอกข้อมูลอัตโนมัติจากเอกสารที่อัปโหลด ลดความผิดพลาดในการพิมพ์
✅ เพิ่มความพึงพอใจของแขก – กระบวนการง่ายและไม่ยุ่งยาก ช่วยสร้างความประทับใจแรกได้ดี
ไม่พบคำตอบของท่าน? ติดต่อสายด่วน ZUZU
แท็ก: Pre-Arrival Form, booking card, pre-arrival check-in, fast check-in, reducing human error, fast identification process, quick verification during check-in, pre-filled form, ancillaries, email confirmation, WhatsApp message confirmation, early check-in notice, flight details, priority on data privacy, updated booking status, booking notes, booking modifications