Apa itu Form Pra-Kedatangan (Pre-Arrival Form)?
Proses check-in bisa menghabiskan waktu, terutama jika informasi tamu perlu dilengkapi sebelum tamu dapat diberikan akses ke kamar. Form Pra-kedatangan mempersingkat proses ini dengan memungkinkan tamu untuk mengisi form sebelum tiba di properti. Proses ini memastikan keamanan data dan meminimalkan risiko kesalahan input. Staf front-desk hanya perlu memverifikasi pemesanan dan informasi tamu, sehingga proses check-in menjadi lebih cepat lancar, serta meningkatkan pengalaman menginap tamu secara keseluruhan.
Bagaimana cara kerjanya?
- Tamu Menerima Form Pra-Kedatangan
Sebelum menginap, tamu akan menerima Form Pra-Kedatangan melalui email atau WhatsApp yang dapat mereka isi di waktu luang masing-masing. - Detail Tamu Terisi Otomatis (Auto-Populated)
Alih-alih mengisi informasi secara manual, tamu dapat memindai paspor atau ID (KTP) mereka, dan form akan secara otomatis mengekstrak dan mengisi bagian yang relevan. - Pembaruan Informasi di HMS
Setelah form dikirimkan, detail tamu akan langsung diperbarui di kartu pemesanan di HMS. Proses ini mengurangi kebutuhan staf hotel untuk meminta informasi yang sama saat check-in. - Hotel Dapat Mencetak Form Registrasi Tamu
Beberapa hotel dapat memilih untuk mencetak kartu registrasi tamu sebelum tamu tiba, memungkinkan proses verifikasi dan tanda tangan tamu yang cepat sebelum tamu masuk ke kamar.
Form Pra-kedatangan tersedia untuk semua pemesanan yang dibuat dengan email tamu valid atau nomor telepon yang valid, termasuk alamat pesan sementara dari OTA/channel tertentu. Tamu yang memberikan email valid saat membuat pemesanan akan menerima email berisi tautan ke form 14 hari sebelum kedatangan. Jika nomor telepon valid diberikan, tamu akan menerima pesan WhatsApp berisi tautan ke form Pra-kedatangan 5 hari sebelum kedatangan. Email atau pesan WhatsApp juga mencakup layanan relevan yang dapat meningkatkan pengalaman tamu, seperti layanan antar-jemput bandara (airport transfer) dan opsi e-SIM, memastikan pengalaman menginap yang lancar dan nyaman.
Apa saja bagian yang perlu dilengkapi di Form Pra-kedatangan?
Saat melengkapi Form Pra-kedatangan, tamu dapat memilih untuk mengunggah paspor/ID mereka untuk mempercepat proses verifikasi identitas. Namun, langkah ini bersifat opsional.
Bagian yang wajib dilengkapi dalam Formulir Pra-kedatangan adalah alamat email tamu, nomor telepon, nama depan dan belakang, perkiraan waktu kedatangan, nomor paspor/ID, dan kewarganegaraan. Jika sebuah pesanan terdapat lebih dari satu tamu, tamu utama dapat melengkapi bagian informasi tambahan tamu dengan detail yang sama, seperti nama, paspor/ID, dan kewarganegaraan.
(Jika hanya ada satu tamu di pesanan, bagian untuk menambahkan informasi tamu tambahan tidak akan muncul)
Ketika tamu selesai melengkapi dan mengirimkan Form Pra-kedatangan, informasi di form tersebut secara otomatis tersinkronisasi dengan kartu pemesanan di HMS.
- Status pemesanan akan berubah menjadi "Modifikasi Terkonfirmasi" di HMS
- Ikon Guest Update, yang terletak di bawah nama tamu pada kartu pemesanan, menunjukkan apakah Form Pra-kedatangan telah dikirimkan kepada tamu atau telah diperbarui oleh tamu. Jika tamu telah mengisi atau mengubah isi form, ikon akan berubah menjadi hijau dengan tanda centang, dan pembaruan tersebut akan dicatat di bagian Modifikasi Pesanan (kotak berwarna kuning) pada kartu pemesanan sebagai ZUZU ADMIN.
- Jika tamu telah memberikan detail penerbangan, informasi ini akan muncul di bagian Catatan Pemesanan (kotak berwarna biru) pada kartu pemesanan.
Jika tamu telah mengunggah salinan paspor atau ID (KTP), hotel bisa mengunduhnya dari kartu pemesanan. Untuk melakukan ini, klik ikon tiga titik di bagian atas kartu pemesanan, kemudian pada bagian 'Cetak', pilih "Download Primary Guest Identity". Jika tamu juga mengunggah salinan paspor/ID (KTP) untuk tamu tambahan di pemesanan yang sama, hotel juga dapat mengunduhnya dengan memilih "Download Additional Guests Identity".
Keuntungan untuk Hotel dan Tamu
Form Pra-kedatangan menguntungkan kedua pihak hotel dan tamu melalui:
✅ Proses Check-in yang Lebih Aman, Cepat, dan Lancar — Tamu dapat melengkapi detail informasi mereka sesuai waktu luang sebelum tiba, sehingga tidak perlu menunggu lama di meja front desk. Hal ini memastikan pengalaman kedatangan yang lebih lancar.
✅ Mengurangi Beban Kerja Staf — Tim hotel tidak perlu mengisi detail tamu secara manual, melainkan hanya memverifikasi informasi tamu. Dengan begitu, mereka dapat fokus memberikan pelayanan terbaik.
✅ Meminimalisir Error — Bagian yang terisi otomatis dari dokumen yang sudah dipindai (pre-populated), meminimalkan risiko pemasukan data yang tidak akurat.
✅ Meningkatkan Kepuasan Tamu — Proses yang tanpa hambatan dan tidak merepotkan berkontribusi pada kesan pertama yang positif.
Belum menemukan jawaban yang diinginkan? Silahkan hubungi ZUZU Helpline
Tags: Form Pra-kedatangan, kartu pemesanan, check-in pra-kedatangan, proses check-in cepat, mengurangi kesalahan manusia, mengurangi kesalahan manual, proses identifikasi cepat, verifikasi cepat saat check-in, form yang terisi otomatis, form yang sudah terisi, layanan tambahan, konfirmasi email, konfirmasi pesan whatsapp, pemberitahuan check-in lebih awal, detail penerbangan, prioritas pada privasi data, status pemesanan yang diperbarui, catatan pesanan, modifikasi pemesanan, Pre-Arrival Form, booking card, pre-arrival check-in, fast check-in, reducing human error, fast identification process, quick verification during check-in, pre-filled form, ancillaries, email confirmation, WhatsApp message confirmation, early check-in notice, flight details, priority on data privacy, updated booking status, booking notes, booking modifications