วิธีง่ายๆ ที่จะช่วยลดเวลารอ ลดข้อผิดพลาด และลดภาระงานของพนักงานต้อนรับ – มาแล้ว!
แบบฟอร์ม Pre-Arrival คืออะไร?
แบบฟอร์ม Pre-Arrival เป็นฟอร์มออนไลน์ที่ให้แขกกรอกข้อมูลล่วงหน้าก่อนเข้าพักที่โรงแรม
ไม่ต้องเสียเวลามากรอกเอกสารหน้างานตอนเช็กอินอีกต่อไป
แขกสามารถกรอกข้อมูลเองล่วงหน้า และแนบสำเนาหนังสือเดินทางหรือบัตรประชาชนก็ได้ (ไม่บังคับ)
เมื่อแขกส่งฟอร์มแล้ว ข้อมูลจะถูกอัปเดตโดยอัตโนมัติในระบบ HMS
และโรงแรมสามารถดึงข้อมูลได้จาก Booking Card
ช่วยลดภาระงานพนักงานต้อนรับ และทำให้ขั้นตอนเช็กอินเร็วขึ้น
ข้อดีของแบบฟอร์ม Pre-Arrival
✅ เช็กอินเร็วกว่า ปลอดภัยกว่า เป็นส่วนตัวมากขึ้น - ไม่ต้องรอนานหน้าฟรอนต์ และความเป็นส่วนตัวของแขกก็ได้รับการดูแล
✅ ลดภาระงานพนักงาน - ไม่ต้องกรอกข้อมูลเอง ช่วยให้พนักงานโฟกัสที่การดูแลแขกได้เต็มที่
✅ ลดข้อผิดพลาด - หากแขกอัปโหลดพาสปอร์ตหรือบัตรประชาชน ระบบจะกรอกข้อมูลให้อัตโนมัติ ลดความผิดพลาดจากการพิมพ์
✅ แขกพึงพอใจมากขึ้น - เช็กอินเร็วขึ้น = ประสบการณ์การเข้าพักที่ดีขึ้น
วิธีการทำงานของระบบ
1. แขกจะได้รับอีเมลหรือ WhatsApp พร้อมลิงก์กรอกแบบฟอร์ม
ส่งทางอีเมล: 14 วันก่อนเข้าพัก
ส่งทาง WhatsApp: 5 วันก่อนเข้าพัก
ถ้าจองกระชั้นชิด (น้อยกว่า 3 วันก่อนเข้าพัก) จะได้รับลิงก์ทันทีหลังยืนยันจอง
2. แขกกรอกข้อมูลของตัวเอง
สามารถกรอกเองหรืออัปโหลดพาสปอร์ต/บัตรประชาชน เพื่อให้ระบบกรอกอัตโนมัติ
ข้อมูลที่ต้องกรอก ได้แก่:
- ชื่อ-นามสกุล, อีเมล, เบอร์โทร, เวลาที่คาดว่าจะมาถึง, เลขพาสปอร์ตหรือบัตรประชาชน, สัญชาติ
3. ข้อมูลจะเชื่อมเข้าระบบ HMS โดยอัตโนมัติ
เมื่อแขกกรอกเสร็จ ข้อมูลจะถูกอัปเดตเข้า Booking Card ทันที
ถ้าแขกอัปเดตข้อมูลก่อนเข้าพัก สถานะจะเปลี่ยนเป็น “Confirmed-Modified”
4. โรงแรมสามารถพิมพ์ใบลงทะเบียนแขกล่วงหน้าได้
เพื่อให้แขกเซ็นเอกสารได้เร็ว และเข้าเช็กอินได้ไวขึ้น ไม่ต้องรอนาน
หากต้องการอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบฟอร์ม Pre-Arrival คลิก ที่นี่
ไม่พบคำตอบของท่าน? ติดต่อสายด่วน ZUZU
แท็ก: The Pre-Arrival Form, simple check-in process, enhance the overall guest experience, streamline the check-in process, pre-populated fields, prioritising guest privacy, minimise errors from manual data entry, front desk staff, email confirmation, airport transfer, e-SIM, ancillaries, booking card, automated check-in