Biểu mẫu đăng ký trước khi đến là gì?
Quy trình check-in có thể tốn nhiều thời gian, đặc biệt khi cần hoàn tất thông tin của khách trước khi cấp quyền truy cập vào phòng. Biểu mẫu đăng ký trước khi đến (Pre-Arrival Form) đến giúp đơn giản hóa quy trình này bằng cách cho phép khách điền thông tin trước khi đến khách sạn. Điều này đảm bảo quyền riêng tư thông tin dữ liệu và giảm thiểu nguy cơ sai sót do con người. Nhân viên lễ tân chỉ cần xác minh thông tin đặt phòng và thông tin khách, giúp quá trình check-in diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ và nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách.
Cách thức hoạt động?
- Khách nhận biểu mẫu trước khi đến
Trước khi lưu trú, khách sẽ nhận được biểu mẫu trước khi đến qua email hoặc WhatsApp và có thể điền thông tin vào bất kỳ lúc nào thuận tiện. - Thông tin khách được tự động điền
Thay vì nhập thông tin thủ công, khách có thể quét hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân, và biểu mẫu sẽ tự động trích xuất và điền vào các trường thông tin cần thiết. - Thông tin được cập nhật trong HMS
Sau khi biểu mẫu được gửi, thông tin của khách sẽ ngay lập tức được cập nhật trên thẻ đặt phòng trong hệ thống HMS, giúp nhân viên khách sạn không cần thu thập lại dữ liệu này khi check-in. - Khách sạn có thể in biểu mẫu đăng ký khách
Một số khách sạn có thể chọn in biểu mẫu đăng ký khách trước khi khách đến, giúp việc xác minh và ký xác nhận diễn ra nhanh chóng trước khi khách nhận phòng.
Biểu mẫu trước khi đến có sẵn cho tất cả các đặt phòng có email hoặc số điện thoại hợp lệ của khách, bao gồm cả địa chỉ nhắn tin tạm thời từ một số OTA. Khách cung cấp địa chỉ email hợp lệ khi đặt phòng sẽ nhận được email chứa liên kết đến biểu mẫu 14 ngày trước khi đến. Nếu cung cấp số điện thoại hợp lệ, khách sẽ nhận được tin nhắn WhatsApp chứa liên kết đến biểu mẫu trước 5 ngày. Email hoặc tin nhắn WhatsApp cũng bao gồm các dịch vụ liên quan nhằm nâng cao trải nghiệm của khách, như dịch vụ đưa đón sân bay và tùy chọn e-SIM, giúp kỳ lưu trú trở nên thuận tiện và suôn sẻ hơn.
Các Trường Thông Tin Bắt Buộc trong Biểu Mẫu Đăng Ký Trước Khi Đến Là Gì?
Khi điền biểu mẫu đăng ký trước khi đến, khách có thể chọn tải lên hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân để đơn giản hóa quá trình xác minh danh tính. Tuy nhiên, bước này là không bắt buộc.
Các trường bắt buộc bao gồm địa chỉ email, số điện thoại, họ và tên, thời gian dự kiến đến, số hộ chiếu/giấy tờ tùy thân và quốc tịch của khách. Nếu đặt phòng có nhiều khách, khách chính cũng có thể điền thông tin cho các khách đi cùng, bao gồm tên, hộ chiếu/giấy tờ tùy thân và quốc tịch.
(Nếu chỉ có một khách, phần này sẽ không hiển thị).
Sau khi khách hoàn tất và gửi biểu mẫu đăng ký trước khi đến, thông tin sẽ tự động đồng bộ với thẻ đặt phòng trong hệ thống HMS.
- Trạng thái đặt phòng sẽ được cập nhật thành "Xác nhận - sửa đổi" trong HMS.
- Biểu tượng Cập nhật Khách, sẽ xuất hiện nằm bên dưới tên khách trên thẻ đặt phòng, cho biết biểu mẫu Trước khi Đến đã được gửi đến hoặc cập nhật bởi khách hay chưa. Nếu khách đã gửi hoặc chỉnh sửa biểu mẫu, biểu tượng sẽ chuyển sang màu xanh lá với dấu tích, và các cập nhật sẽ được ghi lại trong mục Chỉnh sửa Đặt phòng (màu vàng) trên thẻ đặt phòng dưới tên người chỉnh sửa là ZUZU ADMIN.
- Nếu khách đã cung cấp thông tin chuyến bay, thông tin này sẽ được hiển thị trong mục Ghi chú Đặt phòng (màu xanh dương) trên thẻ đặt phòng.
Nếu khách đã tải lên bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân, khách sạn có thể tải xuống từ thẻ đặt phòng. Để thực hiện, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm ở góc trên của thẻ đặt phòng, sau đó trong mục ‘In’, chọn "Download Primary Guest Identity". Nếu khách cũng đã tải lên bản sao hộ chiếu/giấy tờ tùy thân của các khách đi cùng trong cùng một đặt phòng, khách sạn có thể tải xuống bằng cách chọn "Download Additional Guests Identity".
Lợi Ích Cho Khách Sạn Và Khách
Biểu mẫu đăng ký trước khi đến mang lại lợi ích cho cả khách sạn và khách hàng thông qua:
✅ Check-in an toàn, nhanh chóng và suôn sẻ – Khách có thể điền thông tin trước khi đến, giúp giảm thời gian chờ tại quầy lễ tân và mang lại trải nghiệm nhận phòng thuận tiện hơn.
✅ Giảm khối lượng công việc cho nhân viên – Nhân viên khách sạn không cần nhập thủ công thông tin của khách mà chỉ cần xác minh, giúp họ tập trung hơn vào việc cung cấp dịch vụ chất lượng.
✅ Giảm thiểu sai sót – Các trường thông tin được tự động điền từ tài liệu quét giúp hạn chế rủi ro nhập sai dữ liệu.
✅ Nâng cao sự hài lòng của khách – Quy trình đơn giản, nhanh chóng giúp tạo ấn tượng đầu tiên tích cực và nâng cao trải nghiệm tổng thể.
Không thể tìm thấy câu trả lời của bạn? Liên hệ với Đội hỗ trợ ZUZU ngay hôm nay
Thẻ: Biểu mẫu đăng ký trước khi đến, Thẻ đặt chỗ, Check-in trước khi đến, Check-in nhanh, Giảm sai sót do con người, Quá trình nhận diện nhanh, Xác minh nhanh trong quá trình check-in, Biểu mẫu điền sẵn, Dịch vụ bổ sung, Xác nhận qua email, Xác nhận qua tin nhắn WhatsApp, Thông báo check-in sớm, Thông tin chuyến bay, Ưu tiên bảo mật dữ liệu, Trạng thái đặt phòng đã cập nhật, Ghi chú đặt chỗ, Sửa đổi đặt phòng, Pre-Arrival Form, booking card, pre-arrival check-in, fast check-in, reducing human error, fast identification process, quick verification during check-in, pre-filled form, ancillaries, email confirmation, WhatsApp message confirmation, early check-in notice, flight details, priority on data privacy, updated booking status, booking notes, booking modifications