ผู้ใช้งาน HMS ควรทำการเช็คอินเมื่อผู้เข้าพักทุกท่านมาถึงที่พัก โดยอัปเดตสถานะการจองเป็น One Click Check-in หรือ Complete Check-in (อ่านความแตกต่างระหว่างสถานะเหล่านี้ได้จากบทความนี้)
เมื่อการจองได้อัปเดตเป็นสถานะ “Complete Check-in” ผู้ใช้งานจะได้รับการแจ้งเตือนให้อัปเดตการชำระเงินของผู้จองในใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของลูกค้า (Traveller Folio) ซึ่งประกอบด้วย:
- Traveller Folio (Charges)
- การชำระเงินของผู้จอง (Payment & Refund)
- เงินมัดจำ (Collect, Refund และ Offset)
แม้ว่าการชำระเงินของผู้จองสามารถอัปเดตได้ตลอดเวลา โดยไม่ว่าจะเป็นสถานะการจองแบบใดก็ตาม แต่การแจ้งเตือนจะปรากฏขึ้นเมื่อการจองเปลี่ยนจากสถานะยืนยันเป็น Complete Check-in เท่านั้น
ดูและอัปเดตใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของลูกค้า (Traveller Folio) จากบัตรข้อมูลการจอง
ผู้ใช้งานสามารถคลิกที่ “แก้ไข” แล้วเลือก “การชำระเงินของผู้จอง” จากรายการด้านล่าง หรือคลิกที่กล่อง Traveller Folio บนบัตรข้อมูลการจองได้โดยตรง
การเรียกเก็บเงินมัดจำ
โรงแรมบางแห่งจะเก็บเงินมัดจำตอนที่ลูกค้าทำการเช็คอิน เงินมัดจำนี้สามารถขอคืนและยังครอบคลุมสำหรับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่เกิดขึ้นระหว่างการเข้าพักได้ ทั้งยังสามารถใช้หักค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ของลูกค้าได้อีกด้วย
- ในส่วน ‘Deposit’ เลือก ‘Collecting a deposit’
- ใส่จำนวนเงินมัดจำ วิธีชำระเงินสำหรับเรียกเก็บ และหมายเหตุเงินมัดจำ (ถ้ามี) จากนั้นคลิก “บันทึก” เพื่อบันทึกเงินมัดจำ
เมื่อบันทึกเงินมัดจำสำเร็จ จำนวนเงินจะแสดงในส่วนนี้
ตัวอย่างด้านล่าง:
วันที่ 15 ตุลาคม 2024 พนักงานแผนกต้อนรับได้รับเงินมัดจำเป็นเงินสดจำนวน 200.00 ดอลลาร์สหรัฐ จากลูกค้าที่เข้าพักเป็นเวลาสองวัน จำนวน Deposit จะได้รับการอัปเดตจาก 0.00 เป็น 200.00 ดอลลาร์สหรัฐ
การแก้ไขรายละเอียดเงินมัดจำ
หลังจากบันทึกแล้วจะไม่สามารถแก้ไขจำนวนเงินมัดจำที่เรียกเก็บหรือคืนได้ อย่างไรก็ตาม หากจำเป็น ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขวิธีชำระเงินและเพิ่มหมายเหตุเงินมัดจำหลังจากการเรียกเก็บหรือคืนเงินมัดจำได้
- ในตัวเลือก Collecting a deposit คลิก ‘แก้ไข’
- สามารถเปลี่ยนได้เฉพาะวิธีชำระเงินและหมายเหตุเงินมัดจำเท่านั้น ใช้รายการด้านล่างเพื่อเลือกวิธีชำระเงินแบบต่าง ๆ และกรอกหมายเหตุเงินมัดจำหากจำเป็น จากนั้นคลิก “บันทึก” เพื่ออัปเดตการเปลี่ยนแปลง
ตัวอย่างด้านล่าง:
ผู้ใช้งานต้องการเปลี่ยนวิธีชำระเงินสำหรับการเก็บเงินมัดจำจากเงินสดเป็นการโอนเงินระหว่างบัญชี รวมถึงเพิ่มหมายเหตุเงินมัดจำด้วย
หักค่าใช้จ่ายด้วยเงินมัดจำ
เงินมัดจำสามารถใช้เพื่อหักค่าใช้จ่ายของลูกค้าได้
- ในส่วน ‘Deposit’ เลือก ‘Offset charges’
- ใส่จำนวนเงินที่ต้องการหักและกรอกหมายเหตุการหักเงินหากจำเป็น จากนั้นคลิก ‘บันทึก’ เพื่อหักค่าใช้จ่ายด้วยเงินมัดจำ
เมื่อเลือก “Offset charges” วิธีชำระเงินจะตั้ง Internal Transfer เป็นค่าเริ่มต้น ซึ่งหมายความว่าจำนวนเงินมัดจำที่มีจะได้รับการโอนภายในไปยังใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของลูกค้า เพื่อหักยอดคงค้างที่ลูกค้ายังค้างชำระกับโรงแรม โดยจำนวนเงินมัดจำที่ใช้หักค่าใช้จ่ายจะไม่สามารถถอนกลับได้
ตัวอย่างด้านล่าง:
ลูกค้ามียอดค้างชำระสำหรับค่าใช้จ่ายสองประเภท ผู้ใช้งานใช้เงินมัดจำเพื่อหักค่าใช้จ่าย โดยเป็นเงินจำนวนทั้งหมด 136.85 ดอลลาร์สหรัฐ หลังจากหักค่าใช้จ่ายจากเงินมัดจำแล้ว ยอดคงเหลือของเงินมัดจำคือ 63.15 ดอลลาร์สหรัฐ
การคืนเงินมัดจำ
- ในส่วน ‘Deposit’ เลือก ‘Refunding a deposit’
- ใส่จำนวนเงินที่ต้องการคืน วิธีการคืนเงิน และหมายเหตุการคืนเงิน (ถ้ามี) จากนั้นคลิก ‘บันทึก’ เพื่อบันทึกการคืนเงินมัดจำ จำนวนเงินที่คืนควรจะเท่ากับหรือน้อยว่าจำนวนเงินมัดจำที่มี
เมื่อบันทึกการคืนเงินมัดจำสำเร็จ จำนวนเงินจะแสดงในส่วนนี้
ตัวอย่างด้านล่าง:
หลังจากหักค่าใช้จ่ายของลูกค้าแล้ว จะมีเงินมัดจำคงเหลือจำนวน 63.15 ดอลลาร์สหรัฐ ซึ่งโรงแรมควรคืนเงินจำนวนนี้ให้กับลูกค้า
การชำระยอดคงเหลือในใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของลูกค้าด้วยการชำระเงินของผู้เข้าพัก
ก่อนที่ลูกค้าจะทำการเช็คเอาท์ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดได้รับการชำระเรียบร้อยแล้ว เพื่อให้ Traveller Folio แสดงยอดคงเหลือเป็น 0.00 ดอลลาร์สหรัฐ
- ในส่วน ‘Payment’ คลิก ‘การชำระเงินของผู้จอง’
- ใส่จำนวนเงินที่ชำระ วิธีชำระเงิน และหมายเหตุการชำระเงิน (ถ้ามี) จากนั้นคลิก ‘บันทึก’ เพื่อบันทึกการชำระเงินของผู้จอง จำนวนเงินที่ชำระต้องเท่ากับหรือน้อยกว่ายอดคงเหลือในใบแจ้งยอดค่าใช้จ่าย
การชำระเงินของผู้จองจะแสดงด้วย charge type ‘Pay in - (วิธีที่ใช้ชำระเงิน)’ ซึ่งแสดงว่าผู้เข้าพักได้ชำระเงินเรียบร้อยแล้ว
ตัวอย่างด้านล่าง:
ลูกค้ายังไม่ได้ชำระค่าห้องพักหรือค่าอาหารและเครื่องดื่มในห้องพัก เมื่อเช็คเอาท์ ที่พักจะเรียกเก็บเงินจำนวน 502.25 ดอลลาร์สหรัฐ เพื่อให้ยอดคงเหลือสมดุล
การแก้ไขยอดคงเหลือติดลบด้วยการคืนเงินผู้เข้าพัก
บางครั้ง โรงแรมอาจยกเลิกค่าใช้จ่ายเนื่องจากการแก้ปัญหาให้ลูกค้าหรือเหตุผลอื่น ๆ หลังการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ในกรณีนี้ จะมีจำนวนเงินติดลบในยอดคงเหลือ และโรงแรมจำเป็นต้องคืนเงินจำนวนนี้ให้กับลูกค้า ใช้แท็บ Traveller Refund เพื่อดำเนินการ
- ในส่วน ‘Payment’ คลิก ‘Traveller refund’
- ใส่จำนวนเงินที่ต้องการคืนให้กับลูกค้า วิธีคืนเงิน และหมายเหตุการคืนเงิน (ถ้ามี) จากนั้นคลิก ‘บันทึก’ เพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการคืนเงิน
การคืนเงินผู้เข้าพักจะแสดงด้วย charge type ‘Pay out - (วิธีที่ใช้คืนเงิน)’ ซึ่งแสดงว่าโรงแรมได้ทำการคืนเงินให้กับลูกค้าเรียบร้อยแล้ว
ตัวอย่างด้านล่าง:
Traveller Folio แสดงยอดคงเหลือติดลบจำนวน 17.85 ดอลลาร์สหรัฐ เพื่อแก้ไขและทำให้ยอดคงเหลือสมดุล โรงแรมต้องทำการคืนเงินให้กับลูกค้า
การชำระเงินทั้งหมดที่บันทึกใน HMS (รวมถึงการชำระเงินของผู้จอง (Traveller Payment) การคืนเงิน (Refund) และเงินมัดจำ (Deposit)) จะแสดงในรายงานแคชเชียร์ ตัวรายงานจะแสดงรูปแแบบการชำระเงินทั้งหมด เช่น การชำระเงินโดยตรงระหว่างผู้เข้าพักกับโรงแรม และการชำระเงินผ่าน OTA
อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดการการชำระเงินของผู้เข้าพักและค่าใช้จ่ายในแอพ ZUZU บนโทรศัพท์มือถือ
ไม่พบคำตอบของท่าน? ติดต่อสายด่วน ZUZU
แท็ก: การชำระเงินของผู้จอง, การชำระเงินของผู้เข้าพัก, รายละเอียดค่าใช้จ่ายผู้เข้าพัก, ใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของลูกค้า, บัตรข้อมูลการจอง, อัปเดตสถานะ, การคืนเงินผู้เข้าพัก, เงินมัดจำผู้เข้าพัก, อัปเดตการชำระเงินของผู้เข้าพัก, อัปเดตการชำระเงินของผู้จอง, เพิ่มการชำระเงิน, แก้ไขการชำระเงิน, การคืนเงิน, เรียกเก็บเงินมัดจำ, แก้ไขเงินมัดจำ, หักค่าใช้จ่ายด้วยเงินมัดจำ, แก้ไขการหักเงิน, คืนเงินมัดจำ, แก้ไขการคืนเงิน, วิธีชำระเงิน, การชำระยอดคงเหลือในใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของลูกค้า, เช็คเอาท์ด้วยบิลสมดุล, ยอดคงเหลือติดลบ, รายงานแคชเชียร์, Traveller payments, traveller folio, booking card, update status, traveller refund, traveller deposit, update traveller payments, add payment, modify payment, refund payment, collect deposit, modify deposit, offset charges with deposit, modify offset, refund deposit, modify refund, payment method, settling traveller folio balance, check-out with balanced bill, negative balance, cashier report