ผู้ใช้งานระบบ HMS ควรทำการเช็คอินแขกทุกคนที่เดินทางมาถึงที่พัก โดยอัปเดตสถานะการจองเป็น One Click Check-in หรือ Complete Check-in (สามารถอ่านความแตกต่างระหว่างสถานะเหล่านี้ได้ในบทความนี้)
เมื่อการจองถูกอัปเดตเป็นสถานะ “Complete Checked-in” ระบบจะเตือนให้ผู้ใช้งานอัปเดตการชำระเงินของแขกใน Traveller Folio ซึ่งประกอบด้วย:
- บัญชีค่าใช้จ่ายของผู้เข้าพัก
- การชำระเงินของผู้เข้าพัก
- การคืนเงินให้ผู้เข้าพัก
- เงินมัดจำของผู้เข้าพัก (การเก็บ, การคืน, และการหักลบ)
โปรดทราบว่าการชำระเงินของผู้เข้าพักสามารถอัปเดตได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะอยู่ในสถานะการจองใดก็ตาม แต่ระบบจะแสดงการแจ้งเตือนเฉพาะเมื่อมีการเปลี่ยนสถานะการจองจากสถานะ Confirmed เป็น Complete Check-in
การดูและอัปเดต Traveller Folio จาก Booking Card
ในการดูและ/หรืออัปเดต Traveller Folio:
- คลิกที่จุดสามจุดบนการ์ดการจอง และเลือก “Traveller Payment” ใต้หัวข้อ Edit ในเมนูดรอปดาวน์
- เพียงคลิกที่กล่อง Traveller Folio บนการ์ดการจองหลัก
การเก็บเงินมัดจำ (Collecting a Deposit)
บางที่พักจะเก็บเงินมัดจำเมื่อแขกทำการเช็คอิน เงินมัดจำนี้สามารถขอคืนได้และสามารถใช้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่เกิดขึ้นระหว่างการเข้าพัก หรือใช้เพื่อลดค่าใช้จ่ายของแขกได้บางส่วน
- ภายใต้ส่วนการชำระเงิน ให้คลิกที่ Traveller Deposit จากนั้นเลือกเก็บเงินมัดจำ (Collecting a deposit)
- กรอกจำนวนเงินมัดจำ เลือกวิธีการชำระเงินสำหรับการเก็บเงิน และอาจบันทึกหมายเหตุเกี่ยวกับเงินมัดจำ (ถ้ามี) จากนั้นคลิก Save เพื่อบันทึกการเก็บเงินมัดจำ
เมื่อมีการบันทึกเงินมัดจำเรียบร้อยแล้ว ยอดเงินมัดจำที่ถืออยู่จะแสดงตามจำนวนที่บันทึกไว้ จากนั้นเลื่อนลงไปที่ส่วน Deposit เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้
ตัวอย่างด้านล่าง:
พนักงานหน้าเคาน์เตอร์เก็บเงินสดสำหรับค่ามัดจำจำนวน 200.00 จากผู้เข้าพักที่เข้าพักเป็นเวลา 2 วัน ยอดเงินมัดจำที่ถืออยู่จะถูกอัปเดตจาก 0.00 เป็น 200.00
การแก้ไขรายละเอียดเงินมัดจำ (Editing Deposit Details)
ไม่สามารถแก้ไขจำนวนเงินมัดจำที่เก็บมาจากผู้เข้าพักหรือคืนเงินมัดจำได้หลังจากบันทึกข้อมูลในระบบแล้ว อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขวิธีการชำระเงินและเพิ่มบันทึกเงินมัดจำได้หลังจากเก็บหรือคืนเงินมัดจำแล้ว
- เลื่อนลงไปที่ส่วน Deposit หาข้อมูลเงินมัดจำที่บันทึกไว้ แล้วคลิก Edit
- สามารถแก้ไขได้เฉพาะวิธีการชำระเงินและการใส่หมายเหตุเงินมัดจำ ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกวิธีการชำระเงินแบบอื่น ๆ และกรอกหมายเหตุเงินมัดจำถ้าจำเป็น จากนั้นคลิก Save เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
ตัวอย่างด้านล่าง:
พนักงานแผนกต้อนรับต้องการเปลี่ยนวิธีการชำระเงินสำหรับการเก็บเงินมัดจำจากแบบเงินสดเป็นแบบการโอนเงิน นอกจากนี้ยังได้มีการแก้ไขข้อความในส่วนหมายเหตุเงินมัดจำด้วย
การชำระยอดคงเหลือใน Traveller Folio (Settling the Traveller Folio Balance)
ก่อนที่แขกจะเช็กเอาต์ ที่พักต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการชำระค่าใช้จ่ายทั้งหมดเรียบร้อยแล้วหรือไม่ ซึ่งจะแสดงในระบบว่ายอดคงเหลือในบัญชีค่าใช้จ่ายของผู้เข้าพัก (Traveller Folio) เท่ากับ 0.00 ในระบบ HMS หรือไม่ ซึ่งจะช่วยให้ขั้นตอนการชำระเงินเป็นไปอย่างราบรื่น โดยสามารถเรียกเก็บเงินผ่าน Pay by Link สำหรับที่พักที่ไม่มีเครื่องรูดบัตร หรือสามารถบันทึกการชำระเงินที่ได้รับการชำระ ณ ที่พักโดยตรงแล้ว โดยใช้วิธีการชำระเงินที่ที่พักต้องการ (เช่น จ่ายเงินสด การโอนผ่านธนาคาร หรือ e-wallet)
เมื่อทำการเรียกเก็บเงิน ที่พักสามารถเลือกได้ระหว่างการชำระค่าใช้จ่ายบางรายการ หรือจะชำระค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่แสดงอยู่ในระบบ
- หากต้องการเรียกเก็บเงินเฉพาะบางรายการ ให้เลือกทำเครื่องหมายในช่องสี่เหลี่ยม (checkbox) ที่อยู่หน้ารายการที่ต้องการเรียกเก็บเงิน
- หากต้องการเรียกเก็บเงินสำหรับทุกรายการค่าใช้จ่ายที่แสดงอยู่ในบัญชีค่าใช้จ่ายของผู้เข้าพัก ให้เลือกกดที่ช่องทำเครื่องหมายที่ด้านบนสุดของรายการ
การเลือกค่าใช้จ่ายใด ๆ นั้น ระบบจะอัปเดตยอดเงินที่ผู้เข้าพักต้องชำระโดยทันที หากผู้ใช้งานเลือกช่องทำเครื่องหมายด้านบนสุดเพื่อเลือกทุกรายการค่าใช้จ่าย จำนวนเงินที่แสดงจะแสดงยอดเท่ากับยอดคงเหลือในบัญชีค่าใช้จ่ายของผู้เข้าพัก
(Traveller Folio)
HMS มี 3 วิธีที่จะช่วยให้ที่พักสามารถเก็บและบันทึกการชำระเงินจากผู้เข้าพัก ได้แก่ การชำระเงินผ่านลิงก์ (Pay by Link), วิธีการชำระเงินที่ที่พักยอมรับ และการชำระเงินแบบแบ่งจ่าย (การผสมผสานของสองวิธีแรก)
1) การเก็บเงินจากผู้เข้าพักผ่านลิงก์ชำระเงิน (Pay by Link)
- ในส่วน Traveller Folio ให้ติ๊กถูกที่ช่องรายการที่ต้องการชำระผ่าน Pay by Link จากนั้นจำนวนค่าใช้จ่ายจะถูกคำนวณให้โดยอัตโนมัติในช่อง Traveller amount to be paid now (ค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระ) ที่อยู่ใต้หมวด Payment และในส่วนของ Payment note นั้น จะกรอกหรือไม่ก็ได้ตามต้องการ (ไม่บังคับ)
- เลือก Pay by Link เป็นวิธีการชำระเงิน จากนั้นคลิก Next
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลติดต่อของผู้เข้าพัก* (เช่น อีเมล, เบอร์โทรศัพท์ และประเทศที่พักอาศัยของผู้เข้าพัก) นั้นเป็นข้อมูลที่ถูกต้องก่อนคลิกยืนยัน (Confirm)
*❗กล่องข้อมูลสำหรับติดต่อผู้เข้าพักจะถูกกรอกอัตโนมัติด้วยรายละเอียดของผู้เข้าพักจากบัตรการจอง หากช่องอีเมลหรือเบอร์โทรศัพท์ยังเว้นว่างหรือจำเป็นต้องเพิ่มข้อมูล ให้คลิก Edit เพื่อแก้ไขข้อมูล แล้วคลิก Update เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
ระบบจะส่งลิงก์ไปยังผู้เข้าพัก เพื่อให้ผู้เ้ข้าพักสามารถชำระเงินด้วยวิธีที่ต้องการ ขณะที่รอ การสรุปการชำระเงิน (Payment summary) บนบัตรการจองจะแสดงทั้ง QR code, ลิงก์ชำระเงิน และสถานะการชำระเงินปัจจุบัน (รอการชำระเงิน หรือ การชำระเงินสำเร็จ)
เมื่อผู้เข้าพักทำการชำระเงินเป็นที่เรียบร้อยแล้ว สถานะจะเปลี่ยนเป็น “Payment successful” (การชำระเงินสำเร็จ) และ Traveller Folio Balance จะอัปเดตโดยอัตโนมัติ การชำระเงินผ่าน Pay by Link จะแสดงเป็น 'Pay in Payments by ZUZU' หลังจากผู้เข้าพักชำระเงินสำหรับค่าบริการแล้ว รายละเอียดและจำนวนเงินจะแสดงเป็น ‘Remaining: 0.00’ ซึ่งหมายความว่าค่าบริการนั้นได้รับการชำระครบแล้ว
ไอคอนวงกลมที่มีสีสันต่าง ๆ ถัดจากจำนวนเงินจะแสดงสถานะการชำระเงิน สีเขียวอ่อนหมายถึงการชำระเงินสำเร็จแล้ว ส่วนสีเหลืองหมายถึงการชำระเงินยังรอดำเนินการหรือผู้เข้าพักยังไม่ได้ชำระเงิน หากยังเป็นสีเหลือง ที่พักควรติดต่อผู้เข้าพักเพื่อตรวจสอบ เนื่องจากการชำระเงินยังไม่ได้รับการชำระให้เสร็จสมบูรณ์
2) การบันทึกการชำระเงินที่เก็บจากที่พักโดยตรง
- ในส่วนของ Traveller Folio ให้เลือกกดที่ช่องสี่เหลี่ยมที่เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เก็บจากที่พักโดยตรงด้วยวิธีการชำระเงินที่ทางที่พักต้องการ จากนั้นจำนวนค่าใช้จ่ายจะถูกคำนวณให้โดยอัตโนมัติในช่อง Traveller amount to be paid now (ค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระ) ที่อยู่ใต้หมวด Payment และในส่วนของ Payment note นั้น จะกรอกหรือไม่ก็ได้ตามต้องการ (ไม่บังคับ)
- เลือก Other Payments (การชำระเงินแบบอื่น ๆ) เป็นวิธีการชำระเงิน จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกวิธีการชำระเงินที่ใช้เมื่อเก็บเงินจากผู้เข้าพัก
- คลิก Save เพื่อบันทึกการชำระเงิน บันทึกการชำระเงินจะแสดงคำอธิบายเป็น Traveller paid และประเภทค่าใช้จ่ายจะขึ้นเป็น Pay in – (วิธีการชำระเงินที่ใช้)
ตัวอย่างเช่น หากผู้เข้าพักชำระเงินเป็นเงินสด การชำระเงินจะปรากฏเป็น ‘Pay in – เงินสด (Cash)’
3) การชำระแยก: ชำระค่าใช้จ่ายส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายด้วยการจ่ายผ่านลิงค์ (Pay by Link) และบันทึกการชำระเงินอีกส่วนด้วยวิธีการชำระเงินที่ตกลงไว้กับทางที่พัก
ทางผู้เข้าพักสามารถขอชำระเงินด้วยวิธีอื่น ๆ ได้ภายในการชำระครั้งนั้น ตัวอย่างเช่น ทางผู้เข้าพักสามารถเลือกที่จะจ่าย 50 เปอร์เซ็นของค่าใช้จ่ายด้วยเงินสดและอีก 50 เปอร์เซ็นที่เหลือนั้นจ่ายผ่านลิงค์ (Pay by Link)
- เลือกช่องทางการชำระเงินซึ่งค่าใช้จ่ายจะได้รับการชำระด้วยวิธีต่าง ๆ จากนั้นค่าใช้จ่ายก็จะปรากฎในช่อง ค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระ (Traveller amount to be paid now) ที่อยู่ภายใต้หมวดหมู่การชำระเงิน (Payment section)
- ในช่องค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระ (Traveller amount to be paid now) นั้น จะต้องปรับเปลี่ยนค่าใช้จ่ายคงเหลือด้วยตัวเอง
ตัวอย่างเช่น สำหรับจำนวนเงิน 120 ต้องถูกเปลี่ยนไปเป็น 60 เลือกเงินสด (Cash) เป็นวิธีการชำระเงินและใส่หมายเหตุหากจำเป็น จากนั้นกด Save เพื่อบันทึกประวัติการชำระเงินลงในระบบ HMS - หลักจากบันทึกการชำระเงินด้วยเงินสดส่วนหนึ่งแล้ว อีก 60 ที่เหลือนั้นต้องจ่ายผ่านลิงค์ (Pay by Link) โปรดเริ่มทำขั้นตอนแรกใหม่และค่าใช้จ่ายที่ต้องชำระ (Traveller amount to be paid now) นั้นจะขึ้น 60 แต่ครั้งนี้เลือกจ่ายผ่านลิงค์ (Pay by Link) เป็นวิธีการชำระเงิน กด Next จากนั้นตรวจสอบว่าการชำระเงินนั้นได้ดำเนินการสำเร็จหรือไม่ ซึ่งสามารถสังเกตุได้ผ่านไอคอนวงกลมสีเขียวอ่อนที่อยู่ด้านข้างถัดจากช่องจำนวนเงินที่ถูกชำระเรียบร้อยแล้ว
สำหรับการชำระเงินที่ต้องชำระ ณ ที่พักที่ใช้ระบบชำระเงินผ่านระบบ AutoCollect หากการชำระเงินนั้นไม่ได้รับการชำระเงินให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนที่ลูกค้าไปถึงที่พัก ทางที่พักต้องเรียกเก็บเงินด้วยตัวเอง โดยจ่ายผ่านลิงค์ (Pay by Link) หรือวิธีการชำระเงินอื่น ๆ ที่ที่พักยอมรับได้ก่อนที่ทางผู้เข้าพักจะเช็คอิน
ทางที่พักควรทราบเงื่อนไขต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับระบบการชำระเงินภายหลังผ่านระบบ AutoCollect
→ หากการชำระเงินนั้นถูกเก็บผ่านระบบ AutoCollect สมบูรณ์
สรุปใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของลูกค้า (Traveller Folio) จะไม่แสดงช่องเรทค่าใช้จ่ายค่าห้องเนื่องจากได้มีการเก็บเงินเรียบร้อยแล้ว
→ หากระบบ AutoCollect ตรวจสอบบัตรเครดิตและการชำเงินนั้นไม่สำเร็จก่อนวันเข้าเช็คอิน
สรุปใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของลูกค้า (Traveller Folio) จะมีช่องเลือกราคาเรทค่าห้องปรากฎขึ้น แต่ช่องนั้นจะไม่ถูกขึ้นเครื่องหมายเช็ค (ช่องจำนวนเงินของผู้เข้าพักที่ยังไม่ได้ชำระเงิน [Traveller amount to be paid now] จะแสดงเลข 0)
→ หากระบบ AutoCollect นั้นยังไม่สามารถเก็บเงินในวันที่ผู้เข้าพักมาถึง
สรุปใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของลูกค้า (Traveller Folio) จะแสดงช่องเลือกค่าห้องที่สามารถขึ้นสัญลักษณ์ “เช็ค” ได้ ที่พักต้องเก็บเงินจากทางผู้เข้าพักโดยวิธีการจ่ายผ่านลิงค์ (Pay by Link) หรือวิธีชำระเงินอื่น ๆ ที่สามารถชำระ ณ ที่พักได้ ก่อนที่ลูกค้าเช็คอินและสถานะการจองนั้นจะถูกอัพเดตเป็น “การเช็คอินสำเร็จ” (Complete Check-in)
การคืนเงินมัดจำ (Refunding a Deposit)
หลังจากเก็บยอดค้างชำระจากแขกเมื่อเช็คเอาต์แล้ว อย่าลืมที่จะคืนเงินมัดจำของผู้เข้าพักที่ทางที่พักเก็บไว้ด้วยเช่นกัน
- ในส่วนของการชำระเงิน (Payment) ให้คลิกที่ Traveller Deposit แล้วเลือก “Refunding a deposit” (คืนเงินมัดจำ)
- กรอกจำนวนเงินที่จะคืนตามยอดมัดจำที่ถืออยู่ เลือกวิธีการคืนเงิน และใส่หมายเหตุการคืนเงิน (ถ้ามี) แล้วคลิก Save เพื่อบันทึกการคืนมัดจำ
เมื่อการคืนมัดจำถูกบันทึกเรียบร้อย ยอดมัดจำที่ถืออยู่ (Deposit amount held) จะอัปเดตเป็น 0.00
ตัวอย่างด้านล่าง:
หลังจากเก็บค่าใช้จ่ายทั้งหมดใน traveller folio แล้ว พนักงานจะคืนเงินมัดจำจำนวน 200.00 ให้กับแขก
ⓘ สิ่งใหม่ ๆ ที่จะตามมาเร็ว ๆ นี้!
ฟังก์ชันเพิ่มเติม (การหักล้างค่าใช้จ่ายโดยใช้เงินมัดจำของผู้เข้าพักและการดำเนินการคืนเงินให้แขก) จะมีให้ใช้งานในระบบ HMS
การชำระเงินทั้งหมดที่บันทึกใน HMS (รวมถึง Traveller Payment, Refund, และ Deposit) จะปรากฏใน Cashier Report ด้วย รายงานนี้จะแสดงรายการการชำระเงินทุกรูปแบบ เช่น การชำระเงินโดยตรงระหว่างผู้เข้าพักและโรงแรม รวมถึงการชำระเงิน To และ From Channels
อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดการการชำระเงินและค่าบริการของผู้เข้าพักใน ZUZU Mobile App
ไม่พบคำตอบของท่าน? ติดต่อสายด่วน ZUZU
แท็ก: การชำระเงินของผู้เข้าพัก, บัตรข้อมูลการจอง, บัญชีค่าใช้จ่ายของผู้เข้าพัก, จำนวนเงินบัญชีค่าใช้จ่ายของผู้เข้าพัก, การคืนเงินให้ผู้เข้าพัก, เงินมัดจำของผู้เข้าพัก, การชำระเงินของผู้เข้าพัก, การชำระเงินพร้อมค่าธรรมเนียมของผู้เข้าพัก, การเรียกเก็บเงินค่าใช้จ่ายที่คงค้าง, แก้ไขรายละเอียดการชำระเงินของผู้เข้าพัก, ปรับเปลี่ยนรายละเอียดการชำระเงินของผู้เข้าพัก, การเก็บเงินจากผู้เข้าพัก, การเพิ่มเงินมัดจำของผู้เข้าพัก, การแก้ไขข้อมูลเงินมัดจำของผู้เข้าพัก, การแก้ไขข้อมูลของผู้เข้าพัก, การคืนเงินมัดจำแก่ผู้เข้าพัก, การเก็บเงินผ่าน pay by link, เรียกชำระเงินผ่าน pay by link, การบันทึกเรียกเก็บเงิน, การชำระเงินส่วนบางส่วนผ่าน HMS, ข้อบกพร่องใน pay by link, สถานะการชำระเงินผ่าน pay by link, สรุปการชำระเงินผ่าน pay by link, เช็กเอาท์โดยชำระเงินครบถ้วนแล้ว, รายงานแคชเชียร์, การชำระเงินของผู้เข้าพักที่รองรับโดยระบบ HMS, ช่องเลือกเรทค่าห้อง, ช่องทางการชำระเงินอื่น ๆ, Traveller payments, traveller folio, booking card, update status, traveller folio balance, traveller deposit, traveller refund, settle traveller payments, edit traveller payments details, modify traveller payment details, collect traveller payments, add traveller deposit, edit traveller deposit details, modify traveller deposit details, refund traveller deposit, collect payment with pay by link, payment status, payment summary, collect payment with manual payment method, check-out with balanced bill, cashier report