Người dùng HMS nên làm thủ tục nhận phòng cho tất cả khách khi họ đến khách sạn, cập nhật trạng thái đặt phòng thành "Nhận phòng nhanh" hoặc "Hoàn thành nhận phòng" (tìm hiểu sự khác biệt giữa các trạng thái này trong bài viết này).
Khi một đặt phòng được cập nhật thành trạng thái "Hoàn thành nhận phòng", người dùng sẽ được nhắc cập nhật thanh toán của khách du lịch trong Thông tin khách. Thông tin khách bao gồm:
- Thông tin khách (Chi phí)
- Thanh toán (Khách trả & Hoàn tiền)
- Tiền cọc (Thu, Hoàn tiền, và Bù trừ)
Lưu ý rằng thanh toán của khách du lịch có thể được cập nhật vào bất kỳ lúc nào, bất kể trạng thái đặt phòng. Tuy nhiên, thông báo chỉ xuất hiện khi các đặt phòng được thay đổi từ trạng thái Xác nhận sang trạng thái Hoàn thành nhận phòng.
Xem và Cập nhật Thông tin khách từ Thẻ Đặt Phòng
Người dùng có thể nhấp vào "Sửa" và chọn "Khách trả" từ menu thả xuống, hoặc nhấp trực tiếp vào ô Thông tin khách trên thẻ đặt phòng chính.
Thu tiền đặt cọc
Một số khách sạn thu tiền đặt cọc khi khách nhận phòng. Số tiền đặt cọc này có thể hoàn lại và được sử dụng để chi trả cho bất kỳ khoản chi phí phát sinh nào trong suốt thời gian lưu trú. Nó cũng có thể được sử dụng để bù trừ các khoản phí của khách.
- Trong phần 'Tiền cọc', chọn 'Thu tiền đặt cọc'.
- Nhập số tiền đặt cọc, phương thức thanh toán để thu tiền, và ghi chú về tiền đặt cọc (tùy chọn). Nhấn 'Lưu' để ghi nhận tiền đặt cọc.
Khi tiền đặt cọc được ghi nhận thành công, nó sẽ được hiển thị trong phần này.
Ví dụ dưới đây:
Vào ngày 2 tháng 12 năm 2024, nhân viên lễ tân đã thu tiền đặt cọc $200.00 bằng tiền mặt từ một khách lưu trú tại khách sạn trong hai ngày. Số tiền đặt cọc đã được cập nhật từ $0.00 lên $200.00.
Chỉnh sửa chi tiết tiền đặt cọc
Không thể chỉnh sửa số tiền đã thu hoặc hoàn lại của tiền đặt cọc sau khi đã lưu. Tuy nhiên, người dùng có thể thay đổi phương thức thanh toán và thêm ghi chú về tiền đặt cọc sau khi thu hoặc hoàn lại tiền đặt cọc, nếu cần.
- Trong tuỳ chọn Thu tiền đặt cọc, nhấp vào 'Sửa'.
- Chỉ phương thức thanh toán và ghi chú về tiền đặt cọc có thể được thay đổi. Sử dụng menu thả xuống để chọn phương thức thanh toán khác và điền ghi chú về tiền đặt cọc nếu cần. Nhấn 'Lưu' để cập nhật thay đổi.
Ví dụ dưới đây:
Người dùng muốn thay đổi phương thức thanh toán để thu tiền đặt cọc từ Tiền mặt sang Thẻ ghi nợ. Ngoài ra, một ghi chú về tiền đặt cọc đã được thêm vào.
Bù trừ phí bằng tiền đặt cọc
Tiền đặt cọc có thể được sử dụng để bù trừ bất kỳ khoản phí nào của khách.
- Trong phần 'Tiền cọc', chọn 'Offset charges'.
- Nhập số tiền muốn bù trừ và điền ghi chú về việc bù trừ nếu cần. Nhấn 'Lưu' để bù trừ phí với số tiền đặt cọc.
Phương thức thanh toán sẽ mặc định là Internal Transfer khi sử dụng "Offset charges". Điều này cho thấy số tiền đặt cọc đã được chuyển nội bộ vào folio của khách để bù trừ số tiền còn nợ khách sạn. Số tiền đặt cọc đã được sử dụng để bù trừ phí không thể hoàn lại.
Ví dụ dưới đây:
Hai loại phí của khách có số tiền còn nợ cần được thanh toán. Người dùng đã sử dụng tiền đặt cọc để bù trừ các khoản phí này, tổng cộng là $136.85. Sau khi trừ các khoản phí của khách từ tiền đặt cọc, số tiền đặt cọc còn lại hiện là $63.15.
Hoàn lại tiền đặt cọc
- Trong phần 'Tiền cọc', chọn 'Refunding a deposit'.
- Nhập số tiền hoàn lại, phương thức hoàn tiền và ghi chú về hoàn tiền (tùy chọn). Nhấn 'Lưu' để ghi nhận việc hoàn lại tiền đặt cọc. Số tiền hoàn lại phải bằng hoặc nhỏ hơn số tiền đã được giữ trong tiền đặt cọc.
Khi việc hoàn lại tiền đặt cọc được ghi nhận thành công, nó sẽ được hiển thị trong phần này.
Ví dụ dưới đây:
Sau khi trừ các khoản phí của khách, số tiền đặt cọc còn lại là $63.15. Đây là số tiền khách sạn cần hoàn lại cho khách.
Thanh toán số dư Thông tin khách bằng Thanh toán của khách du lịch
Trước khi khách trả phòng, rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các khoản phí đã được thanh toán, để Thông tin khách phản ánh số dư $0.00.
- Trong phần 'Thanh toán', nhấp vào 'Khách trả'.
- Nhập số tiền thanh toán, phương thức thanh toán và ghi chú về thanh toán (tùy chọn). Nhấn 'Lưu' để ghi nhận thanh toán của khách du lịch. Số tiền thanh toán phải bằng hoặc nhỏ hơn số dư của Thông tin khách.
Thanh toán của khách du lịch được chỉ ra bằng loại phí 'Thu vào - (phương thức thanh toán đã sử dụng)', cho thấy khách du lịch đã thanh toán số tiền này.
Ví dụ dưới đây:
Khách vẫn chưa thanh toán phí phòng và phí dịch vụ F&B trong phòng. Khi khách trả phòng, khách sạn thu $136.85 từ khách để cân đối lại folio.
Sửa lỗi số dư âm bằng việc hoàn tiền cho khách du lịch
Đôi khi, khách sạn có thể đảo ngược một khoản phí do phục hồi dịch vụ hoặc lý do khác sau khi đã thu tiền từ khách. Trong những trường hợp này, sẽ có một số tiền âm dưới mục Số dư và khách sạn cần hoàn lại tiền cho khách. Sử dụng tab Hoàn tiền cho khách du lịch để xử lý việc này.
- Trong phần 'Thanh toán', nhấp vào 'Hoàn tiền cho khách du lịch'.
- Nhập số tiền hoàn lại cho khách, phương thức hoàn tiền và ghi chú về hoàn tiền (tùy chọn). Nhấn 'Lưu' để hoàn tất quá trình hoàn tiền.
Hoàn tiền cho khách du lịch được chỉ ra bằng loại phí 'Trả - (phương thức thanh toán đã sử dụng)', cho thấy khách sạn đã hoàn lại tiền cho khách.
Ví dụ dưới đây:
Thông tin khách hiển thị số dư âm là -$17.85. Để sửa lỗi và cân đối lại folio, khách sạn phải hoàn tiền cho khách.
Tất cả các khoản thanh toán được ghi nhận trong HMS (bao gồm Khách trả, Hoàn tiền, và Tiền đặt cọc) cũng được phản ánh trong Báo Cáo Thu Ngân. Báo cáo này liệt kê tất cả các hình thức thanh toán như Thanh toán trực tiếp giữa khách du lịch và khách sạn, cũng như Thanh toán đến và từ các Kênh.
Không thể tìm thấy câu trả lời của bạn? Liên hệ với Đội hỗ trợ ZUZU ngay hôm nay
Thẻ: Khách trả, Thông tin khách, Thẻ đặt phòng, Cập nhật trạng thái, Hoàn tiền cho khách du lịch, Tiền đặt cọc của khách du lịch, Cập nhật thanh toán của khách du lịch, Thêm thanh toán, Sửa đổi thanh toán, Hoàn lại thanh toán, Thu tiền đặt cọc, Sửa đổi tiền đặt cọc, Bù trừ phí bằng tiền đặt cọc, Sửa đổi bù trừ, Hoàn lại tiền đặt cọc, Sửa đổi hoàn tiền, Phương thức thanh toán, Thanh toán số dư folio của khách du lịch, Trả phòng với hóa đơn đã cân đối, Số dư âm, Báo Cáo Thu Ngân, Traveller payments, traveller folio, booking card, update status, traveller refund, traveller deposit, update traveller payments, add payment, modify payment, refund payment, collect deposit, modify deposit, offset charges with deposit, modify offset, refund deposit, modify refund, payment method, settling traveller folio balance, check-out with balanced bill, negative balance, cashier report