Người dùng HMS nên làm thủ tục nhận phòng cho tất cả khách khi họ đến khách sạn, cập nhật trạng thái đặt phòng thành "Nhận phòng nhanh" hoặc "Hoàn thành nhận phòng" (tìm hiểu sự khác biệt giữa các trạng thái này trong bài viết này).


Khi một đặt phòng được cập nhật thành trạng thái "Hoàn thành nhận phòng", người dùng sẽ được nhắc cập nhật thanh toán của khách du lịch trong Thông tin khách. Thông tin khách bao gồm:

  1. Thông tin khách (Chi phí)
  2. Thanh toán của khách
  3. Hoàn tiền cho khách
  4. (Collect, Refund, and Offset) = Tiền cọc của khác (Thu, Hoàn tiền, và Bù trừ)


Lưu ý rằng thanh toán của khách du lịch có thể được cập nhật vào bất kỳ lúc nào, bất kể trạng thái đặt phòng. Tuy nhiên, thông báo chỉ xuất hiện khi các đặt phòng được thay đổi từ trạng thái Xác nhận sang trạng thái Hoàn thành nhận phòng.



Xem và Cập nhật Thông tin khách từ Thẻ Đặt Phòng

Để xem và/hoặc cập nhật Thông tin khách:

  • Nhấp vào biểu tượng ba chấm trên thẻ đặt phòng và chọn “Thanh toán của khách” trong mục Chỉnh sửa từ menu thả xuống.
  • Chỉ cần nhấp trực tiếp vào ô Thông tin khách trên thẻ đặt phòng chính.



Thu tiền đặt cọc

Một số khách sạn thu tiền đặt cọc khi khách nhận phòng. Số tiền đặt cọc này có thể hoàn lại và được sử dụng để chi trả cho bất kỳ khoản chi phí phát sinh nào trong suốt thời gian lưu trú. Nó cũng có thể được sử dụng để bù trừ các khoản phí của khách.

  1. Trong phần Thanh toán, nhấp vào Tiền Đặt cọc của khách rồi sau đó chọn Thu tiền đặt cọc.
  2. Nhập số tiền đặt cọc, chọn phương thức thanh toán để thu tiền, và thêm ghi chú về đặt cọc (tùy chọn). Nhấn Lưu để ghi nhận đặt cọc.

Khi đặt cọc được ghi nhận thành công, Tiền cọc đang giữ sẽ hiển thị số tiền đã được lưu. Kéo xuống phần Đặt cọc để xem chi tiết.


Ví dụ bên dưới:

Nhân viên lễ tân đã thu đặt cọc bằng tiền mặt 200.00 từ khách lưu trú tại khách sạn trong hai ngày. Số tiền cọc đang giữ đã được cập nhật từ 0.00 thành 200.00.



Chỉnh sửa chi tiết tiền đặt cọc

Không thể chỉnh sửa số tiền đã thu hoặc hoàn lại của tiền đặt cọc sau khi đã lưu. Tuy nhiên, người dùng có thể thay đổi phương thức thanh toán và thêm ghi chú về tiền đặt cọc sau khi thu hoặc hoàn lại tiền đặt cọc, nếu cần.

  1. Kéo xuống phần Đặt cọc của khách (Traveller Deposit), tìm đặt cọc đã ghi nhận, và nhấn Chỉnh sửa.
  2. Chỉ có phương thức thanh toán và ghi chú đặt cọc là có thể thay đổi. Sử dụng menu thả xuống để chọn phương thức thanh toán khác, và điền ghi chú đặt cọc nếu cần. Nhấn Lưu để cập nhật thay đổi.


Ví dụ bên dưới:

Nhân viên lễ tân muốn thay đổi phương thức thanh toán để thu đặt cọc từ tiền mặt thành chuyển khoản ngân hàng. Đồng thời, ghi chú đặt cọc cũng đã được cập nhật.



Thanh toán số dư Thông tin khách

Trước khi khách làm thủ tục trả phòng, điều quan trọng là cần đảm bảo tất cả các khoản phí đã được thanh toán để Hồ sơ khách hiển thị số dư 0.00. Để thanh toán các khoản còn thiếu, Hệ thống HMS hỗ trợ khách sạn thu tiền từ khách bằng Pay by Link hoặc các phương thức thanh toán khác được chấp nhận tại khách sạn (ví dụ: tiền mặt, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, ví điện tử, chuyển khoản ngân hàng).


Người dùng có thể chọn thu một số khoản phí cụ thể hoặc tất cả các khoản phí được liệt kê trong Thông tin khách:

  1. Để thu thanh toán cho một số khoản phí cụ thể, chọn các ô đánh dấu bên cạnh các mục liên quan.
  2. Để thu thanh toán cho tất cả các khoản phí được liệt kê, đánh dấu vào ô chọn ở đầu danh sách.

Khi chọn bất kỳ khoản phí nào, số tiền khách cần thanh toán ngay sẽ được cập nhật tức thì. Nếu người dùng đánh dấu vào ô chọn phía trên để chọn tất cả các khoản phí, số tiền hiển thị sẽ khớp với Khoản phí còn lại trong Thông tin của khách.


Việc thu thanh toán của khách từ hệ thống HMS có thể thực hiện bằng Pay by Link hoặc phương thức thanh toán được chấp nhận. Ví dụ dưới đây minh họa một tình huống khi khách yêu cầu thanh toán bằng cả hai phương thức: Pay by Link cho tiền phòng và phương thức thanh toán được chấp nhận để thanh toán các khoản phí bổ sung.


1) Thanh toán bằng Pay by Link

  1. Vì khách yêu cầu chỉ thanh toán tiền phòng bằng Pay by Link, hãy chọn chỉ các khoản phí tiền phòng và tổng số tiền sẽ tự động hiển thị trong mục Số tiền khách du lịch phải trả ngay bây giờ trong phần Thanh toán.
  2. Chọn Pay by Link làm phương thức thanh toán, sau đó nhấp Tiếp theo (Next).
  3. Đảm bảo thông tin liên hệ của khách* (địa chỉ email, số điện thoại và quốc gia cư trú của khách) chính xác trước khi nhấp Xác nhận.

*❗Ô Thông tin liên hệ được điền sẵn với chi tiết của khách từ thẻ đặt phòng. Nếu email và số điện thoại vẫn thiếu hoặc cần cập nhật, nhấp Chỉnh sửa, cập nhật thông tin, sau đó nhấp Cập nhật (Update).


Hệ thống sẽ gửi liên kết đến khách, yêu cầu họ hoàn tất thanh toán bằng phương thức thanh toán ưa thích. Trong khi chờ, Tóm tắt thanh toán trên thẻ đặt phòng sẽ hiển thị mã QR, liên kết thanh toán, và trạng thái thanh toán hiện tại (đang chờ – pending hoặc thành công – successful).


Khi khách hoàn tất thanh toán, trạng thái sẽ chuyển thành “Thanh toán thành công" (Payment successful) và Số dư Thông tin khách sẽ được cập nhật tự động. Các khoản thanh toán thực hiện qua Pay by Link sẽ được hiển thị là ‘Thu vào - Payments by ZUZU’.


2) Thanh toán sử dụng các phương thức khác

  1. Ô chưa được đánh dấu cho biết khoản phí phụ thu cần được thanh toán bằng các phương thức khác. Chọn khoản phí cụ thể, hoặc đơn giản nhấp vào ô ở đầu danh sách để hệ thống tự động hiển thị tổng số tiền trong trường Số tiền khách du lịch phải trả ngay bây giờ trong phần Thanh toán.
  2. Từ danh sách thả xuống, chọn phương thức thanh toán và thêm ghi chú thanh toán nếu cần. Trong ví dụ này, khách thanh toán bằng tiền mặt, vì vậy chọn Cash làm phương thức thanh toán.
  3. Nhấp Lưu để ghi nhận thanh toán. Hệ thống sẽ tự động cập nhật số dư Thông tin khách và bỏ chọn ô bên cạnh các khoản phí, cho biết rằng các khoản phí đã được thanh toán.

Thanh toán thực hiện bằng phương thức khác sẽ được hiển thị dưới dạng ‘Thu vào – (tên phương thức thanh toán sử dụng)’. (Trong ví dụ này, khách thanh toán bằng tiền mặt, vì vậy hệt thống sẽ hiển thị ‘Thu vào - Tiền mặt’).



Hoàn lại tiền đặt cọc

Sau khi thu số dư còn nợ từ khách khi trả phòng, hãy đảm bảo hoàn trả bất kỳ khoản đặt cọc nào khách sạn đang giữ.

  1. Trong phần Thanh toán, nhấp vào Đặt cọc của khách và chọn Hoàn tiền đặt cọc (Refunding a Deposit).
  2. Nhập số tiền cần hoàn dựa trên số tiền đặt cọc giữ lại (deposit amount held), chọn phương thức hoàn tiền, và thêm ghi chú hoàn tiền (tùy chọn). Nhấp Lưu để ghi nhận việc hoàn tiền đặt cọc.

Khi hoàn tiền đặt cọc được ghi nhận thành công, Tiền cọc đang giữ sẽ được cập nhật về 0.00.


Ví dụ bên dưới:

Sau khi thu tất cả các khoản phí trong Thông tin khách, nhân viên hoàn trả 200.00 tiền đặt cọc cho khách.



ⓘ Sắp ra mắt!

Các tính năng bổ sung (bù trừ khoản phí bằng tiền đặt cọc của khách và xử lý hoàn tiền cho khách) sẽ có mặt trong hệ thống HMS.


Tất cả các khoản thanh toán được ghi nhận trong HMS (bao gồm Khách trả, Hoàn tiền, và Tiền đặt cọc) cũng được phản ánh trong Báo Cáo Thu Ngân. Báo cáo này liệt kê tất cả các hình thức thanh toán như Thanh toán trực tiếp giữa khách du lịch và khách sạn, cũng như Thanh toán đến và từ các Kênh.


Không thể tìm thấy câu trả lời của bạn? Liên hệ với Đội hỗ trợ ZUZU ngay hôm nay


Thẻ: Thanh toán của khách, Hồ sơ thanh toán của khách, Thẻ đặt phòng, Cập nhật trạng thái, Số dư Traveller Folio, Đặt cọc của khách, Hoàn tiền cho khách, Thanh toán khoản phí của khách, Chỉnh sửa chi tiết thanh toán của khách, Sửa đổi chi tiết thanh toán của khách, Thu khoản phí của khách, Thêm đặt cọc của khách, Chỉnh sửa chi tiết đặt cọc của khách, Sửa đổi chi tiết đặt cọc của khách, Hoàn tiền đặt cọc của khách, Thu tiền bằng Pay by Link, Trạng thái thanh toán, Tóm tắt thanh toán, Thu tiền bằng phương thức thanh toán được chấp nhận, Trả phòng với hóa đơn đã cân bằng, Báo cáo thu ngân, Traveller payments, traveller folio, booking card, update status, traveller folio balance, traveller deposit, traveller refund, settle traveller payments, edit traveller payments details, modify traveller payment details, collect traveller payments, add traveller deposit, edit traveller deposit details, modify traveller deposit details, refund traveller deposit, collect payment with pay by link, payment status, payment summary, collect payment with accepted payment method, check-out with balanced bill, cashier report