Một giải pháp thông minh để giảm thời gian chờ, tối thiểu hóa lỗi và giảm tải công việc cho nhân viên đã có mặt!
Biểu mẫu Trước Khi Đến là gì?
Biểu mẫu Trước Khi Đến là một biểu mẫu kỹ thuật số cho phép khách gửi thông tin của họ trước khi đến khách sạn. Thay vì điền thủ công các giấy tờ tại quầy lễ tân, khách có thể nhập thông tin trước một cách thuận tiện, bao gồm cả bản scan hộ chiếu/CMND (tùy chọn). Sau khi gửi, thông tin sẽ tự động cập nhật vào HMS, và nhân viên khách sạn có thể truy xuất từ Thẻ Đặt Phòng. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình nhận phòng và giảm tải công việc cho quầy lễ tân.
Lợi ích chính của Biểu mẫu Trước Khi Đến
✅ Nhận phòng an toàn, nhanh chóng và mượt mà hơn – Không còn phải chờ đợi lâu tại quầy lễ tân, đồng thời ưu tiên bảo mật thông tin của khách.
✅ Giảm tải công việc cho nhân viên – Loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, giúp nhân viên tập trung vào xác minh thông tin và cung cấp dịch vụ tốt nhất.
✅ Giảm thiểu lỗi – Nếu khách tải lên hộ chiếu/CMND, các trường thông tin liên quan sẽ được tự động điền, hạn chế sai sót.
✅ Nâng cao sự hài lòng của khách – Quá trình nhận phòng nhanh chóng giúp cải thiện trải nghiệm tổng thể của khách.
Nó hoạt động như thế nào?
1. Khách nhận được email/WhatsApp xác nhận kèm đường link
Biểu mẫu sẽ được gửi đến email hợp lệ (14 ngày trước ngày đến) hoặc qua WhatsApp (5 ngày trước ngày đến). Đối với các đặt phòng phút chót (trong vòng 3 ngày trước khi đến), đường link sẽ được gửi ngay sau khi đặt phòng được xác nhận.
2. Khách điền thông tin
Khách có thể nhập thông tin thủ công hoặc tải lên hộ chiếu/CMND để tự động điền dữ liệu.
- Các trường bắt buộc bao gồm: họ và tên, email, số điện thoại, ngày đến dự kiến, số hộ chiếu/CMND và quốc tịch.
3. Đồng bộ thông tin khách tự động với HMS
Sau khi gửi biểu mẫu, thông tin khách sẽ tự động cập nhật vào Thẻ Đặt Phòng trong HMS. Nếu có bất kỳ chỉnh sửa nào trước khi khách đến, trạng thái đặt phòng sẽ tự động cập nhật thành "Đã xác nhận - Xác nhận - sửa đổi".
4. Khách sạn in Phiếu đăng ký khách
Bằng cách in Phiếu đăng ký khách trước khi khách đến, khách sạn có thể tối ưu hóa quy trình nhận phòng với việc xác minh nhanh chóng và yêu cầu khách ký trước khi họ vào phòng.
Tìm hiểu thêm về Biểu mẫu Trước Khi Đến trong bài viết này.
Không thể tìm thấy câu trả lời của bạn? Liên hệ với Đội hỗ trợ ZUZU ngay hôm nay
Thẻ: Biểu mẫu Trước Khi Đến, quy trình nhận phòng đơn giản, nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách, tối ưu hóa quy trình nhận phòng, các trường được điền sẵn, ưu tiên bảo mật thông tin khách, giảm thiểu lỗi từ việc nhập dữ liệu thủ công, nhân viên quầy lễ tân, email xác nhận, dịch vụ đưa đón sân bay, e-SIM, dịch vụ bổ trợ, thẻ đặt phòng, nhận phòng tự động, The Pre-Arrival Form, simple check-in process, enhance the overall guest experience, streamline the check-in process, pre-populated fields, prioritising guest privacy, minimise errors from manual data entry, front desk staff, email confirmation, airport transfer, e-SIM, ancillaries, booking card, automated check-in