Solusi cerdas untuk mengurangi waktu tunggu, meminimalkan kesalahan, dan meringankan beban kerja staf kini hadir!
Apa itu Form Pra-Kedatangan (Pre-Arrival Form)?
Form Pra-kedatangan adalah form digital yang memungkinkan tamu mengirimkan detail informasi mereka sebelum tiba di hotel. Alih-alih mengisi dokumen secara manual saat check-in, tamu dapat dengan mudah memberikan informasi mereka terlebih dahulu, termasuk mengunggah scan paspor/ID (opsional). Setelah dikirim, detail informasi akan diperbarui secara otomatis di HMS, dan pihak hotel dapat mendapatkan informasinya langsung dari Kartu Pemesanan. Proses ini membantu mempercepat proses check-in dan mengurangi beban kerja di meja resepsionis.
Keuntungan Utama Form Pra-kedatangan
✅ Proses Check-in yang Lebih Aman, Cepat, dan Lancar — Tidak perlu menunggu lama di meja resepsionis, dan keamanan data tamu menjadi prioritas.
✅ Mengurangi Beban Kerja Staf — Tidak perlu pengisian data secara manual, memungkinkan staf untuk fokus sepenuhnya pada proses verifikasi tamu dan memberikan pelayanan terbaik.
✅ Sedikit Kesalahan — Jika tamu mengunggah paspor/ID, bagian yang relevan akan terisi otomatis, sehingga meminimalkan kesalahan input.
✅ Meningkatkan Kepuasan Tamu — Proses check-in yang cepat meningkatkan pengalaman tamu secara keseluruhan.
Bagaimana cara kerja Form Pra-kedatangan?
- Tamu Menerima Email Konfirmasi atau Pesan WhatsApp berisi Tautan
Form akan dikirim ke email yang valid (14 hari sebelum kedatangan) atau ke WhatsApp (5 hari sebelum kedatangan). Untuk pemesanan last-minute/pemesanan jelang kedatangan (dalam 3 hari sebelum kedatangan), tautan akan dikirim segera setelah pemesanan dikonfirmasi - Tamu Mengisi Detail Informasi
Tamu dapat mengisi detail informasi mereka secara manual atau mengunggah paspor/ID untuk pengisian data otomatis.- Bagian yang wajib diisi adalah: nama depan dan belakang, email, no. HP, perkiraan waktu kedatangan, nomor paspor/ID, dan kewarganegaraan.
- Sinkronisasi Otomatis Informasi Tamu dengan HMS
Setelah dikirim, detail tamu diperbarui secara otomatis di Kartu Pemesanan di HMS. Setiap perubahan yang dilakukan sebelum kedatangan tamu akan secara otomatis mengubah status pemesanan menjadi 'Modifikasi Terkonfirmasi'. - Hotel Mencetak Kartu Registrasi Tamu
Dengan mencetak kartu registrasi tamu sebelum tamu tiba, hotel dapat mempersingkat proses check-in tamu dengan verifikasi singkat dan meminta tanda tangan tamu sebelum mereka diberi akses ke kamar.
Temukan informasi lebih lengkap mengenai Form Pra-kedatangan di artikel ini.
Belum menemukan jawaban yang diinginkan? Silahkan hubungi ZUZU Helpline
Tags: Form Pra-kedatangan, proses check-in simple, proses check-in mudah, peningkatan pengalaman tamu, meningkatkan pengalaman menginap tamu, proses singkat check-in, mempersingkat proses check-in, bagian terpopulasi, bagian terisi otomatis, prioritas untuk data tamu, keamanan data tamu diprioritaskan, meminimalkan kesalahan input data secara manual, staf front desk, resepsionis, konfirmasi email, transportasi dari bandara, layanan tambahan, kartu pemesanan, check-in otomatis, The Pre-Arrival Form, simple check-in process, enhance the overall guest experience, streamline the check-in process, pre-populated fields, prioritising guest privacy, minimise errors from manual data entry, front desk staff, email confirmation, airport transfer, e-SIM, ancillaries, booking card, automated check-in