ZUZU Hospitality Solutions

Dirilis pada Mei 2025, AutoCollect adalah solusi penagihan yang aman dan efisien untuk membantu hotel melindungi serta memaksimalkan pendapatan dari pemesanan postpay berisiko tinggi. Sistem ini bekerja secara otomatis di latar belakang dan hampir tidak memerlukan tindakan manual dari tim hotel.

Cara Kerja AutoCollect: Pra-Otorisasi dan Penagihan Pembayaran.

1. Pra-Otorisasi (Pre-Authorisation)
   Apa itu: Proses ini secara otomatis memverifikasi kartu kredit tamu segera setelah reservasi dibuat, untuk memastikan bahwa kartu tersebut valid dan memiliki dana yang cukup. Kartu belum ditagihkan, tetapi seluruh jumlah pemesanan akan ditahan oleh sistem gerbang pembayaran (payment gateway), sehingga mengurangi kredit yang tersedia pada kartu tersebut.
   
   Mengapa ini penting: Melakukan pra-otorisasi kartu kredit untuk pemesanan postpay membantu memastikan bahwa kartu yang digunakan valid dan memiliki dana yang cukup. Proses ini juga membantu mendeteksi potensi penipuan serta memberikan perlindungan terhadap pembatalan dan tamu yang tidak datang (no-show).
2. Penagihan Pembayaran (Payment Charge)
   Apa itu: Kartu telah dikenakan biaya ketika jumlah pembayaran berhasil dipotong dari akun tamu. Saat pemesanan Postpay memasuki periode tidak dapat dibatalkan, sistem AutoCollect akan secara otomatis menagihkan pembayaran sebesar jumlah yang harus dibayarkan ke kartu kredit yang terverifikasi sebelumnya. Jika terdapat pemesanan no-shows dan belum dikenakan biaya, AutoCollect akan menagihkan jumlah yang harus dibayarkan.
   
   Mengapa ini penting: Menagih jumlah penuh ke kartu kredit tamu yang telah diverifikasi sejak awal periode kebijakan pembatalan membantu mengurangi pembatalan mendadak dan no-show, serta mengamankan pendapatan untuk properti. 

Cara AutoCollect Menagih Pembayaran

AutoCollect memverifikasi kartu kredit tamu melalui proses Pra-Otorisasi. Setelah berhasil diverifikasi, sistem akan secara otomatis menagih jumlah penuh ke kartu, tergantung pada jenis pemesanannya — Non-Refundable (Tidak dapat dikembalikan) atau Free Cancellation (Pembatalan gratis). 

Untuk memahami lebih lanjut proses verifikasi dan penagihan pembayaran tamu oleh AutoCollect, silakan lihat diagram alur di bawah ini:

Pemesanan Non-Refundable (NRF) (Tidak dapat dikembalikan):

Skenario 1: Pemesanan Non-Refundable

Pada 29 April, seorang tamu memesan kamar jenis pemesanan Non-Refundable, dijadwalkan tiba di properti pada 10 Juni. 

• Proses Pra-Otorisasi dan penagihan pembayaran dilakukan setelah pemesanan berhasil dilakukan dengan kartu kredit yang valid.
• Ikon kartu kredit berwarna hijau di faktur tamu menunjukkan bahwa pembayaran untuk jumlah yang harus dibayarkan telah berhasil ditagih.

Pemesanan Flexible Cancellation (Pembatalan Fleksibel):

Skenario 2: Pemesanan dengan Pembatalan Fleksibel

Pada 29 April, seorang tamu memesan kamar dengan jenis pembatalan fleksibel, yang memungkinkan pembatalan hingga 3 hari sebelum check-in. Tamu dijadwalkan untuk check-in pada 11 Juni. 

• Proses Pra-Otorisasi memverifikasi kartu kredit segera setelah pemesanan dibuat (atau dalam waktu 24 jam jika pemesanan tersebut bukan merupakan pemesanan postpay Booking.com). Jika kartu kredit valid dan memiliki dana yang cukup untuk membayar jumlah pemesanan, dana tersebut akan ditahan namun tidak langsung ditagihkan — ini hanya mengurangi saldo tersedia pada kartu kredit tamu. Jika kartu kredit tidak valid atau dana tidak mencukupi, tamu akan diminta untuk menyediakan detail kartu kredit baru yang valid* 

  *Jika tamu tetap menyediakan detail kartu kredit yang tidak bisa diverifikasi pada percobaan kedua, dan pemesanan sudah memasuki periode non-refundable, pemesanan tersebut akan dibatalkan.

• Jika kartu kredit sudah berhasil diverifikasi, ikon kartu kredit berwarna abu-abu akan muncul di faktur tamu. 
• Karena kebijakan pembatalan pemesanan ini adalah "bebas pembatalan hingga 3 hari sebelum check-in", AutoCollect akan secara otomatis menagihkan jumlah penuh pada 9 Juni.

	Pra-Otorisasi berhasil memverifikasi kartu kredit tamu dan tamu diharapkan untuk tiba di properti	Pra-Otorisasi berhasil memverifikasi kartu kredit tamu, tetapi tamu membatalkan pemesanan	Pra-Otorisasi gagal memverifikasi kartu kredit tamu dan tamu tidak memperbarui detail kartu kreditnya
Sebelum 9 Juni (periode pembatalan gratis)	Ikon kartu kredit yang muncul di faktur tamu:	Jika kartu berhasil diverifikasi melalui proses Pra-Otorisasi namun tamu membatalkan pemesanannya:  Dana yang tertahan akan dikembalikan dan tidak ada penagihan yang dilakukan.   Ikon kartu kredit yang muncul di faktur tamu: AutoCollect tidak akan menagihkan pembayaran ke kartu kredit yang telah diverifikasi jika pemesanan dibatalkan oleh tamu. Ikon kartu kredit di faktur tamu akan tetap menampilkan ikon berwarna abu-abu,   menandakan bahwa tidak ada pembayaran yang diproses.	Ikon kartu kredit yang muncul di faktur tamu: menandakan bahwa kartu kredit tamu tidak dapat diverifikasi.  Tamu akan diminta untuk memperbarui kartu kredit. Jika kartu kredit yang diberikan masih tidak valid, maka AutoCollect akan membatalkan pemesanan secara otomatis.
9 Juni dan/atau setelah 9 Juni (masa pembatalan gratis berakhir)	Ikon kartu kredit yang muncul di faktur tamu:	Jika kartu berhasil diverifikasi melalui proses Pra-Otorisasi namun tamu membatalkan pemesanannya:  Jumlah penuh pembayaran telah ditagihkan ke kartu kredit pada 9 Juni. Ikon kartu kredit yang muncul di faktur tamu:

*Ikon kartu kredit hanya muncul untuk pemesanan dengan channel Booking.comScheduledPay. Untuk channel xxxPostpay lainnya, hotel perlu memeriksa catatan pemesanan dan saldo faktur tamu.

FAQ/Pertanyaan yang Sering Diajukan: 

T: Bagaimana cara mengaktifkan AutoCollect untuk properti saya?

Semua hotel secara otomatis telah diikutsertakan dalam sistem AutoCollect. Jika hotel Anda ingin keluar dari sistem ini, silakan hubungi tim ZUZU melalui email atau grup Telegram Anda.

T: Apakah AutoCollect gratis? 

Ya, AutoCollect tidak dipungut biaya; tidak ada biaya administrasi atau biaya pengaturan. Satu-satunya biaya yang dikenakan adalah 5% dari setiap transaksi yang berhasil ditagihkan. 

T: Apakah semua hotel berhak menggunakan sistem ini? 

Semua properti kecuali "Cash Only" (properti yang hanya menerima pembayaran tunai) dapat menggunakan sistem ini karena AutoCollect secara otomatis memverifikasi dan menagihkan pembayaran ke kartu kredit tamu.

T: Bagaimana cara mengetahui pemesanan Postpay yang diproses oleh AutoCollect? 

Setiap channel OTA memiliki penanda yang berbeda; tidak semua pemesanan Postpay dari semua channel dapat langsung ditagih pembayarannya; beberapa hanya dapat ditagih ketika pembatalan dilakukan pada periode non-refundable. Informasi di bawah menggarisbawahi perbedaan tersebut serta hal apa saja yang perlu diperhatikan oleh hotel.

Jika pemesanan dilakukan melalui BOOKING.COM: 

• Channel: Nama channel pemesanan akan muncul "xxxScheduledPay" (misalnya: Booking.comScheduledPay), menandakan bahwa pemesanan Postpay tersebut telah melalui proses Pra-Otorisasi oleh AutoCollect. 
• Faktur tamu: Ikon kartu kredit akan ditampilkan dalam warna abu-abu, hijau tua, atau merah, yang menandakan status pembayaran — apakah Pra-Otorisasi berhasil, gagal, atau apakah pembayaran telah berhasil ditagihkan. 

Jika pemesanan dilakukan melalui channel OTA lainnya (contoh: Agoda, Expedia, Traveloka), hotel harus memeriksa informasi berikut pada kartu pemesanan: 

• Catatan Pemesanan: Log akan menampilkan keterangan proses Pra-Otorisasi kartu kredit tamu berhasil atau gagal dilakukan.
• Saldo di Faktur Tamu: Menunjukkan jumlah yang harus dibayar oleh tamu.

Jika saldo yang tertera di faktur tamu lebih besar dari 0.00, hotel perlu menagih pembayaran jumlah tersebut langsung dari tamu saat tamu tiba di properti.

T: Apa yang terjadi jika tamu memberikan kartu kredit yang tidak dapat diverifikasi atau tidak memiliki saldo yang cukup? 

AutoCollect akan secara otomatis meminta tamu untuk memberikan detail kartu kredit yang baru. Jika kartu kredit kedua yang diberikan juga tidak valid, pemesanan akan dibatalkan – kecuali untuk pemesanan di hari yang sama. Dalam kasus tersebut, pemesanan akan tetap aktif, dan hotel harus menandai pemesanan sebagai no-show di HMS dalam waktu 48 jam setelah waktu check-in, atau menagih pembayaran langsung dari tamu jika mereka datang ke properti. 

T: Bagaimana jika hotel saya tidak ingin pemesanannya tidak dibatalkan meskipun kartu kredit yang digunakan tamu tidak valid? 

Bagi hotel yang tidak keberatan untuk menerima risiko pembatalan mendadak dan tamu no-shows (tidak datang), dapat memilih untuk tidak membatalkan pemesanan tersebut. Silakan hubungi AM (Account Manager) Anda untuk mendiskusikan pengaturan yang sesuai dengan preferensi hotel Anda.

T: Bagaimana cara kerja AutoCollect untuk pemesanan di hari yang sama (same-day bookings)?

AutoCollect tetap berlaku untuk pemesanan di hari yang sama, kecuali jika proses pra-otorisasi gagal.

AutoCollect hanya dapat membatalkan pemesanan satu hari setelah pemesanan dibuat. Artinya, jika proses pra-otorisasi gagal, pemesanan tersebut akan tetap aktif. Hotel perlu memahami situasi berikut dan melakukan tindakan lanjutan:

• Jika tamu datang ke properti: Hotel harus menagih pembayaran langsung dari tamu. Harap untuk selalu memeriksa kartu pemesanan di HMS untuk melihat jumlah yang harus ditagihkan saat tamu melakukan check-in.
• Jika tamu tidak datang: Jika tamu tidak datang pada tanggal check-in yang seharusnya, tamu akan dianggap sebagai tamu no-show (tidak datang). Karena pemesanan akan tetap aktif dan pembayaran belum ditagihkan, hotel harus secara manual menandai pemesanan tersebut sebagai no-show dalam kurun waktu 48 jam dari tanggal kedatangan tamu.
• Jika tamu membatalkan pemesanan melalui OTA pada hari yang sama: Pemesanan akan otomatis dibatalkan di HMS, tetapi jumlah yang harus dibayar tetap akan ditampilkan di bagian faktur tamu. Hotel harus segera melaporkan situasi ini ke Tim Dukungan ZUZU agar jumlah tersebut dapat dihapuskan.

Belum menemukan jawaban yang diinginkan? Silahkan hubungi ZUZU Helpline

Tags: Pertanyaan yang sering diajukan tentang AutoCollect, biaya AutoCollect, sistem penagihan pembayaran otomatis, sistem penagihan otomatis, pembatalan pemesanan otomatis, Pra-Otorisasi, Pra-Otorisasi gagal, Proses pembayaran, proses pembayaran gagal, menandai no-shows, menandai pemesanan tamu tidak datang, kebijakan pembatalan, periode bebas pembatalan, pemesanan Postpay, pembatalan pemesanan same-day, pembatalan pemesanan yang dibuat di hari yang sama, pemesanan yang tidak bisa dikembalikan, pemesanan pembatalan yang fleksibel, pemesanan yang bisa dibatalkan, pendapatan yang terjamin, properti cash-only, properti yang hanya menerima tunai, tidak menggunakan AutoCollect, verifikasi kartu kredit, ikon kartu kredit di faktur tamu, detail kartu kredit salah, detail kartu kredit invalid, pembatalan mendadak, FAQ on AutoCollect, AutoCollect fee, automated charging system, automated payment collection, automated booking cancellation, Pre-Authorisation, Pre-Authorisation failure, Payment Charge, payment collection failure, marking no-show, cancellation policy, free cancellation period, Postpay bookings, same-day bookings cancellation, Non-refundable booking, Flexible cancellation booking, guaranteed revenue, Cash-only properties, disabling AutoCollect, credit card verification, credit card icons on traveller folio, invalid credit card details, late cancellation, last-minute cancellation