Ketika sebuah pemesanan melalui tahap "Sudah Check-In", pengguna HMS akan diwajibkan untuk memperbarui detail pembayaran tamu yang ada maupun diperlukan, seperti:
- Faktur tamu.
- Pembayaran.
- Deposito.
Melihat dan memperbarui detail tamu kapan saja
1. Klik "Edit".
2. Pilih "Pembayaran Pelanggan" dalam menu turun, ATAU
3. Klik pada "Faktur Tamu" yang berisi ringkasan pembayaran tamu.
4. Buat perubahan-perubahan yang diperlukan dalam faktur tamu, pembayaran, dan deposito.
Kami akan menjelaskan lebih lengkap mengenai faktur tamu, pembayaran, dan deposito melalui skenario:
Menambahkan pembayaran
Skenario: Tamu bernama Lourencia telah Check-In dan diminta untuk membayar pemesanan kamar yang masih belum dibayarkan sejumlah Rp 2.300.000 (pemesanan Post-Pay melalui Booking.com).
1. Dalam bagian pembayaran.
- Masukkan nominal yang harus dibayarkan oleh tamu, yaitu sejumlah Rp 2.300.000.
- Pilih tanggal pembayaran (pilih tanggal Check-In apabila pembayaran harus dilaksanakan pada hari ketibaan).
- Pilih metode pembayaran oleh tamu melalui menu turun.
- Masukkan catatan pembayaran, apabila diperlukan.
2. Klik "Simpan".
3. Pembayaran tamu akan tecermin dalam faktur tamu, dimana pada saat ini tidak ada hutang. Hal tersebut dikarenakan tamu telah membayar dan melunasi semua pembayaran yang harus dibayar.
Catatan: Faktur tidak akan mencerminkan segala pembayaran pada saat Check-In, apabila tamu tersebut melakukan metode pembayaran Pre-Pay. Hal ini dikarenakan tamu telah membayar terlebih dahulu.
Pengembalian pembayaran
Dalam kasus diperlukannya pengembalian pembayaran kepada tamu, Anda hanya perlu mengubah dari "Pembayaran" menjadi "Pengembalian Uang" dengan satu klik untuk mencatat pembayaran kepada tamu, sama halnya dengan pembayaran dari tamu kepada hotel.
Mengumpulkan deposito
Skenario: Front-Desk mengumpulkan deposito sejumlah Rp 300.000 sebagai jaminan kerusakan yang dapat dikembalikan.
1. Dalam bagian Deposito.
- Masukkan nominal yang harus dibayarkan oleh tamu, yaitu sejumlah Rp 200.000.
- Pilih tanggal pembayaran (pilih tanggal Check-In apabila pembayaran harus dilaksanakan pada hari ketibaan).
- Pilih metode pembayaran oleh tamu melalui menu turun.
- Masukkan catatan pembayaran deposito, apabila diperlukan.
2. Klik "Simpan".
3. Detail pembayaran deposit oleh tamu akan tecermin pada bagian atas, bagian deposito.
Penambahan pembayaran lainnya
Skenario: Pada saat menginap, Lourencia makan di restoran milik hotel dengan tagihan sejumlah Rp 300.000.
1. Klik "+" dalam faktur tamu untuk menambahkan pembayaran lainnya.
2. Dalam bagian penambahan pembayaran lainnya.
- Masukkan deskripsi pembayaran lainnya.
- Pilih jenis pelayanan yang dikenakan biaya tambahan.
- Pilih tanggal penambahan pembayaran lainnya tersebut.
- Masukkan harga total*.
- Masukkan catatan pembayaran, apabila diperlukan.
3. Klik "Simpan".
*Terdapat metode lain, Anda data memasukkan nominal harga dasar (tidak termasuk pajak) dan harga total akan terhitung secara otomatis dengan menggunakan persentase pajak yang telah terstandardisasi. Perbarui persentase pajak, apabila diperlukan.
4. Penambahan pembayaran lainnya untuk tamu akan tecermin dalam faktur tamu.
Offset (membayar hutang) atas biaya tambahan dengan deposito
Skenario: Pada saat Check-Out, Lourencia membayar hutang atas biaya lainnya dengan deposito.
Dalam bagian Deposito.
1. Pilih "Biaya Offset dalam Detail Reservasi Tamu".
2. Masukkan detail berikut:
- Rp 200.000 (nominal yang akan dipotong dari deposito)
- Tanggal pembayaran.
- Catatan pembayaran, apabila diperlukan.
3. Klik ”Simpan”.
4. Catatan dari pemotongan deposit telah tampil.
5. Pembayaran hutang melalui pemotongan deposit kepada tamu akan tecermin dalam faktur tamu, dimana pada saat ini hanya tersisa Rp 100.000. Hal tersebut dikarenakan tamu telah membayar dan melunasi semua pembayaran yang harus dibayar menggunakan uang deposito yang diterima pada saat Check-In.
Pengembalian deposito
Skenario: Tersisa Rp 100.000 yang hotel harus kembalikan kepada Lourencia.
Dalam bagian Deposito.
1. Pilih "Mengembalikan Deposit".
2. Masukkan detail berikut:
- Rp 100.000 (nominal yang akan dikembalikan).
- Tanggal pengembalian.
- Metode pengembalian.
- Catatan pengembalian, apabila diperlukan.
3. Klik ”Simpan”.
4. Catatan dari pengembalian deposito telah tampil. Nominal deposito yang tersedia adalah Rp 0.
Belum menemukan jawaban yang diinginkan? Silahkan hubungi ZUZU Helpline
Tagar: Pembayaran tamu, pembayaran pelanggan, tagihan tamu, tagihan pelanggan, kartu pemesanan, update pembayaran tamu, update pembayaran pelanggan, update tagihan tamu, update tagihan pelanggan, perbarui pembayaran tamu, perbarui pembayaran pelanggan, perbarui tagihan tamu, perbartui tagihan pelanggan, detail tamu, rincian tamu, detail pelanggan, rincian pelanggan, faktur tamu, invoice tamu, pembayaran, tagihan, deposito, tambahkan pembayaran, tagihan refund, pengembalian uang, refund ke tamu, kumpulkan deposito, tambah tagihan, bebaskan tagihan dengan deposito, kembalikan deposito, refund deposito, Traveller payments, booking cards, bookings, update traveller payments, traveller details, traveller folio, payment, deposit, add payment, refund payment, collect deposit, add charge, offset charges with deposit, refund deposit