Pengguna HMS harus melakukan proses check-in segera setelah tamu tiba di properti, dengan memperbarui status pemesanan menjadi Check Sekali Klik atau Sudah Check-in (ketahui perbedaan antara kedua status di artikel ini).
Saat sebuah pemesanan diperbarui ke status "Sudah Check-in", pengguna akan diminta untuk memperbarui pembayaran pelanggan di Faktur Tamu. Faktur Tamu terdiri dari:
- Faktur Tamu (Biaya)
- Pembayaran Pelanggan (Pembayaran & Pengembalian/Refund)
- Deposit (Mengumpulkan, Mengembalikan, dan Mengimbangi)
Perlu diingat bahwa pembayaran pelanggan dapat diperbarui kapan saja, terlepas dari status pemesanannya. Namun, prompt (instruksi otomatis) hanya akan muncul ketika status pemesanan berubah dari Terkonfirmasi menjadi Sudah Check-in.
Melihat dan Memperbarui Faktur Tamu dari Kartu Pemesanan
Pengguna dapat mengklik pada "Edit" dan memilih "Pembayaran Pelanggan" dari menu dropdown, atau langsung mengklik kotak Faktur Tamu di kartu pemesanan.
Mengumpulkan Deposit
Beberapa hotel mengharuskan tamu untuk memberikan deposit saat check-in. Deposit bersifat refundable (dapat dikembalikan) dan dapat digunakan untuk menutupi biaya kerusakan yang tidak disengaja selama tamu menginap. Uang ini juga dapat digunakan untuk mengimbangi biaya lainnya yang ditanggung oleh tamu.
- Di bagian 'Deposit', pilih 'Mengumpulkan Deposit'.
- Masukkan jumlah deposit, metode pembayaran yang digunakan saat mengumpulkan deposit, dan catatan setoran (opsional). Klik 'Simpan' untuk menyimpan catatan deposit.
Ketika Deposit berhasil dicatat, jumlah deposit akan ditampilkan di bagian ini.
Contoh di bawah ini:
Pada tanggal 2 Desember 2024, staf Front Desk mengumpulkan uang tunai deposit sebesar $200.00 dari tamu yang menginap di properti selama dua hari. Jumlah setoran (deposit) yang dimiliki saat ini berubah dari $0.00 menjadi $200.00.
Mengubah Detail Deposit
Pengguna tidak dapat mengubah jumlah deposit yang terkumpul atau yang telah dikembalikan setelah catatan deposit disimpan. Namun, pengguna dapat memperbarui metode pembayaran dan menambahkan catatan deposit setelah deposit dikumpulkan atau dikembalikan, jika diperlukan.
- Pada opsi Mengumpulkan Deposit, klik "Edit".
- Hanya metode pembayaran dan catatan setoran yang dapat diubah. Gunakan menu dropdown untuk memilih metode pembayaran lainnya, dan isi catatan setoran jika diperlukan. Klik 'Simpan' untuk mencatat perubahannya.
Contoh di bawah ini:
Pengguna ingin mengubah metode pembayaran saat mengumpulkan deposit dari Tunai menjadi Transfer Bank, serta menambahkan catatan setoran.
Menyeimbangkan Biaya Tamu dengan Deposit
Uang deposit dapat digunakan untuk menyeimbangkan biaya tambahan tamu.
- Di bagian 'Deposit', pilih 'Biaya offset dalam detail reservasi tamu'.
- Masukkan jumlah yang akan di-offset (dikurangi untuk diseimbangkan) dan isi catatan offset jika diperlukan. Klik 'Simpan' untuk mengurangi biaya tambahan yang harus ditanggung tamu dengan jumlah deposit.
Metode pembayaran akan secara otomatis diatur ke Internal Transfer saat "Biaya offset dalam detail reservasi tamu" digunakan. Ini menandakan bahwa jumlah yang dimiliki sebagai deposit telah dipindahkan secara internal ke faktur tamu untuk mengimbangi jumlah yang masih terutang kepada hotel. Jumlah deposit yang telah digunakan untuk mengimbangi biaya tidak dapat dibatalkan.
Contoh di bawah ini:
Terdapat dua jenis biaya tamu yang jumlahnya belum dibayar dan perlu ditagih. Pengguna menggunakan deposit untuk mengurangi biaya tersebut, yang totalnya $136.85. Setelah dikurangi/di-offset dengan biaya tamu, sisa jumlah deposit sekarang adalah $63.15.
Mengembalikan Deposit
- Di bagian 'Deposit', pilih 'Mengembalikan Deposit'.
- Masukkan jumlah uang yang akan dikembalikan, metode pengembalian, dan catatan pengembalian dana (opsional). Klik 'Simpan' untuk menyimpan catatan pengembalian deposit. Jumlah pengembalian/refund harus sama dengan atau lebih kecil dari jumlah yang disimpan di deposit.
Ketika pengembalian/refund deposit berhasil dicatat, informasinya akan ditampilkan di bagian ini.
Contoh di bawah ini:
Setelah mengurangi biaya tamu, jumlah deposit tersisa adalah $63.15. Jumlah inilah yang harus dikembalikan oleh hotel kepada tamu.
Melunasi Saldo pada Faktur Tamu dengan Pembayaran Pelanggan
Sebelum tamu check-out, pengguna perlu memastikan bahwa semua biaya telah dilunasi agar saldo pada Folio Tamu menunjukkan angka $0.00.
- Di bagian 'Pembayaran', pilih 'Pembayaran Pelanggan'.
- Masukkan jumlah yang harus dibayarkan, metode pembayaran, dan catatan pembayaran (opsional). Klik 'Simpan' untuk menyimpan catatan pembayaran pelanggan. Jumlah pembayaran harus sama dengan atau kurang dari saldo di Faktur Tamu.
Pembayaran Pelanggan ditandai dengan jenis metode pembayaran 'Pembayaran masuk - (metode pembayaran yang digunakan)', yang menunjukkan bahwa tamu telah melakukan pembayaran sejumlah tersebut.
Contoh di bawah ini:
Tamu belum membayar biaya kamar dan biaya in-room f&b. Saat check-out, hotel menagih $136.85 dari tamu untuk melunasi saldo di faktur tamu.
Memperbaiki Saldo Negatif dengan Pengembalian Uang Tamu/Refund
Terkadang, hotel mengembalikan biaya yang telah dibayarkan oleh tamu, baik untuk keperluan pemulihan layanan atau alasan lainnya. Dalam kasus seperti ini, saldo akan menunjukkan angka negatif, dan hotel harus mengembalikan uang tersebut kepada tamu. Gunakan tab Pengembalian Uang Tamu untuk memproses pengembalian ini.
- Di bagian 'Pembayaran', klik 'Pengembalian Uang Tamu'.
- Masukkan jumlah uang yang harus dikembalikan, metode pengembalian, dan catatan pengembalian dana (opsional). Klik 'Simpan' untuk menyelesaikan proses refund/pengembalian uang tamu.
Pengembalian uang tamu ditandai dengan jenis metode pembayaran 'Pembayaran keluar - (metode pembayaran yang digunakan)', yang menunjukkan bahwa hotel telah melakukan pengembalian uang kepada tamu.
Contoh di bawah ini:
Faktur Tamu menampilkan saldo negatif/minus -$17.85. Untuk mengoreksi dan menyeimbangkan faktur ini, hotel harus memproses pengembalian uang kepada tamu tersebut. 
Semua pembayaran yang tercatat di HMS (termasuk Pembayaran Pelanggan, Pengembalian/Refund, dan Deposit) juga dapat dilihat di Laporan Kasir. Laporan Kasir menyajikan data dalam bentuk daftar yang mencakup berbagai jenis pembayaran, seperti Pembayaran Langsung antara Tamu dan Hotel (Direct Payments between Traveller and Hotel) serta Pembayaran Ke dan Dari Channel (Payments To and From Channels)
Baca juga: Bagaimana cara mengelola Pembayaran dan Biaya Pelanggan di Mobile App ZUZU
Belum menemukan jawaban yang diinginkan? Silahkan hubungi ZUZU Helpline
Tagar: Pembayaran tamu, pembayaran pelanggan, faktur tamu, perbarui status, pengembalian uang tamu, pengembalian dana tamu, refund uang tamu, deposit tamu, deposit pelanggan, perbarui pembayaran pelanggan, perbarui pembayaran tamu, tambah pembayaran, ubah pembayaran, pengembalian pembayaran, mengumpulkan deposit, ubah deposit, menyeimbangkan biaya dengan deposit, offset biaya dengan deposit, mengurangi biaya dengan deposit, ubah offset, pengembalian refund, ubah refund, metode pembayaran, menyelesaikan saldo faktur tamu, check-out dengan tagihan yang seimbang, saldo negatif, saldo minus, laporan kasir, Traveller payments, traveller folio, booking card, update status, traveller refund, traveller deposit, update traveller payments, add payment, modify payment, refund payment, collect deposit, modify deposit, offset charges with deposit, modify offset, refund deposit, modify refund, payment method, settling traveller folio balance, check-out with balanced bill, negative balance, cashier report