เมื่อผู้เข้าพักทำการเช็คอินและสถานะการจองอัปเดตเป็น “Checked-in” แล้ว ผู้ใช้งานจะได้รับการแจ้งเตือนให้อัปเดตรายละเอียดการชำระเงินใน Traveller Folio ซึ่งโรงแรมควรบันทึกค่าใช้จ่ายหรือบริการเพิ่มเติมที่เกิดขึ้นระหว่างการเข้าพักของลูกค้า โดยการอัปเดตสถานะการจองและ Traveller Folio สามารถทำได้โดยตรงผ่านแอพ ZUZU บนโทรศัพท์มือถือ
ดูใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของลูกค้า (Traveller Folio)
- เลือกการจองที่ต้องการดู
- เลือก ‘Traveller Folio’ ที่ไอคอนรูปสามขีดด้านมุมขวาบนของรายละเอียดการจอง
ใน Traveller Folio จะพบสรุปอัตราราคาห้องพัก ค่าใช้จ่ายที่บันทึกไว้ และการชำระเงินของผู้จอง
เพิ่มค่าใช้จ่ายของผู้เข้าพัก
- เลือกไอคอน ‘+’ ที่มุมบนด้านล่างของ Traveller Folio จากนั้นเลือก ‘เพิ่มค่าใช้จ่ายผู้เข้าพัก’
- กรอกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด (รายละเอียดค่าใช้จ่าย, ประเภทค่าใช้จ่าย, ราคาฐาน) ส่วนช่องหมายเหตุเป็นทางเลือก
- ราคาฐานสามารถกรอกได้ด้วยตนเอง แต่ภาษีและยอดรวมจะคำนวณโดยอัตโนมัติ หากผู้ใช้งานต้องการแก้ไขจำนวนภาษี การแก้ไขสามารถทำได้จาก HMS เวอร์ชันเดสก์ท็อปเท่านั้น
หลังจากกรอกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว ผู้ใช้งานสามารถเลือกที่ปุ่ม “บันทึก” เพื่อบันทึกค่าใช้จ่าย
ตัวอย่างด้านล่าง
ผู้เข้าพักสั่งสลัดโดยให้จัดส่งที่ห้องพัก ราคาฐานคือ $15.00 ดอลลาร์สหรัฐ เมื่อกรอกราคาฐานแล้ว ระบบจะทำการเพิ่มภาษีโดยอัตโนมัติ และยอดรวมจะคำนวณจากราคาฐานรวมกับภาษี
แก้ไขหรือลบค่าใช้จ่ายของผู้เข้าพัก
สามารถแก้ไขหรือลบค่าใช้จ่ายของผู้เข้าพักได้
- เลือกค่าใช้จ่ายที่ต้องการแก้ไขหรือลบออก
- ทำการเปลี่ยนแปลงค่าใช้จ่ายตามที่จำเป็น จากนั้นเลือก ‘บันทึก’
หรือ
เลือกที่ไอคอนรูปถังขยะเพื่อลบค่าใช้จ่าย
ตัวอย่างด้านล่าง
ยอดคงเหลือใน Traveller Folio เท่ากับ $255.85 ดอลลาร์สหรัฐ ทว่าหลังจากที่ลบค่าใช้จ่ายสำหรับอาหารและเครื่องดื่มในห้องพักออก ยอดคงเหลือในตอนนี้เท่ากับ $238.00 ดอลลาร์สหรัฐ
เพิ่มการชำระเงินของผู้เข้าพัก
- เลือกไอคอน ‘+’ ที่มุมล่างของ Traveller Folio จากนั้นเลือก ‘เพิ่มการชำระเงินของผู้เข้าพัก’
- กรอกจำนวนเงินที่ผู้เข้าพักต้องชำระเพื่อทำให้ยอดคงเหลือเป็นศูนย์ ส่วนหมายเหตุการชำระเงินเป็นทางเลือก
หลังจากกรอกข้อมูลทั้งหมดแล้ว เลือกที่ “บันทึก” เพื่อบันทึกการชำระเงิน
ตัวอย่างด้านล่าง
ค่าใช้จ่ายของผู้เข้าพักเป็นเงิน $255.85 ดอลลาร์สหรัฐ ได้รับการชำระด้วยเงินสดและบันทีกใน Traveller Folio โดยยอดคงเหลือใน Traveller Folio ตอนนี้เท่ากับศูนย์
แก้ไขการชำระเงินของผู้เข้าพัก
ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขได้เฉพาะวิธีการชำระเงินและหมายเหตุของการชำระเงินที่บันทึกไว้เท่านั้น การชำระเงินของผู้เข้าพักจะไม่สามารถลบได้หลังจากทำการบันทึกเรียบร้อยแล้ว
1. เลือกการชำระเงินของผู้เข้าพักที่ต้องการแก้ไข ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นสำหรับวิธีชำระเงิน โดยการเลือกตัวเลือกที่ต่างออกไปจากเมนูด้านล่าง
- อัปเดตหมายเหตุการชำระเงินหากจำเป็น จากนั้นเลือกที่ ‘บันทึก’
2. วิธีการชำระเงินได้รับการเปลี่ยนแปลงเรียบร้อย
ตัวอย่างด้านล่าง
เกิดข้อผิดพลาดขณะบันทึกวิธีชำระเงิน และผู้ใช้งานต้องการเปลี่ยนวิธีชำระจากเงินสด (Cash) เป็นการโอนเงินผ่านธนาคาร (Bank Transfer)
การชำระเงินและค่าใช้จ่ายทั้งหมดของผู้เข้าพักจะได้รับการบันทึกใน Traveller Folio ผู้ใช้งานสามารถติดตามได้ว่าใครเป็นผู้บันทึก รวมถึงวันและเวลาที่บันทึก โดยการเลือกที่ปุ่มสีฟ้าอ่อนข้างค่าใช้จ่ายหรือจำนวนเงินที่ชำระ
เมื่อผู้เข้าพักทำการเช็คเอาท์ อย่าลืมเรียกเก็บยอดค้างชำระหากยอดคงเหลือใน Traveller Folio มากกว่าศูนย์ เมื่อยอดคงเหลือได้รับการชำระเรียบร้อยแล้ว ให้อัปเดตสถานะการจองเป็น ‘Check-out’
อ่านเพิ่มเติม: วิธีบันทึกการชำระเงินของผู้เข้าพักและค่าใช้จ่ายผู้เข้าพักใน HMS
ไม่พบคำตอบของท่าน? ติดต่อสายด่วน ZUZU
แท็ก: การชำระเงินของผู้เข้าพัก, ค่าใช้จ่ายลูกค้า, ใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของลูกค้า, แท็บการจอง, แท็บการแจ้งเตือน, การชำระเงินของผู้จอง, ค่าใช้จ่ายผู้เข้าพัก, แก้ไขใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของลูกค้า, อัปเดตสถานะ, อัปเดตการชำระเงินของผู้เข้าพัก, อัปเดตการชำระเงินของลูกค้า, อัปเดตค่าใช้จ่ายผู้เข้าพัก, อัปเดตค่าใช้จ่ายลูกค้า, ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม, เพิ่มการชำระเงินของผู้เข้าพัก, แก้ไขรายละเอียดการชำระเงินของผู้เข้าพัก, เพิ่มค่าใช้จ่ายผู้เข้าพัก, แก้ไขรายละเอียดค่าใช้จ่ายผู้เข้าพัก, ลบค่าใช้จ่ายผู้เข้าพัก, ยอดคงเหลือในใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของลูกค้า, ชำระยอดคงเหลือในใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของลูกค้า, บันทึกค่าใช้จ่าย, บันทึกการชำระเงิน, Guest payment, guest charge, traveller folio, reservations tab, notifications tab, traveller payment, traveller charge, modify traveller folio, update status, update guest payment, update guest charge, additional charges, add guest payment, modify guest payment details, add guest charge, modify guest charge details, delete guest charge, traveller folio balance, settling traveller folio balance, recording charges, recording payments